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Documentos para licitação: quais os necessários?


O processo de licitação é longo, por isso a apresentação correta dos documentos é fundamental para uma concorrência válida.

Muitas empresas ficam em dúvida em quais são necessários e muitas vezes perdem contrato por irregularidade nos documentos.

Portanto, elas devem estar atentas aos editais, porque neles vêm especificadas as exigências técnicas da Lei 8.666/93. Caso não seja cumprida tais exigências, mesmo com o melhor preço, não será o vencedor. 

A documentação tem como função comprovar que a empresa cumpre todos os requisitos das fases de habilitação e está apta para exercer a atividade proposta pela licitação.

Com isso, dentro do processo licitatório, existem 5 fases: habilitação jurídica, regularidade fiscal, qualificação técnica, qualificação econômico-financeira e documentos complementares.

Então para facilitar para você, vamos explicar o que são essas fases e relacionar os documentos exigidos em cada uma. Confira:

1. Habilitação Jurídica:

Esta fase comprova tanto a existência e funcionamento da empresa, de seus sócios e de seus representantes quanto a capacidade de realização da atividade.

Os documentos necessários para:

Empresa individual: Registro Comercial já devidamente inscrito na Junta Comercial do seu estado.

Demais empresas (ME, EPP, Ltda…):

  • Ato Constitutivo, ou seja, o Contrato Social ou Estatuto em vigor devidamente inscrito na Junta Comercial (é importante que seja o contrato social consolidado com todas as alterações, se houverem).
  • Em caso de Sociedades Comerciais por ações, também deverá ser apresentado a ata de eleição de seus administradores.

Sociedade Civil: Inscrição do ato constitutivo, acompanhada de prova de diretoria em exercício.

Empresas Estrangeiras: Decreto de Autorização que comprove o funcionamento no país.

2. Regularidade Fiscal

A Regularidade fiscal tem por objetivo comprovar que a empresa está em dia com as taxas tributárias federais, estaduais e municipais. Além da seguridade social e do fundo de garantia.

Atenção! Estar regular não significa que você está com tudo quitado. E sim que a empresa está seguindo todas as exigências do art. 29 da Lei 8.666/93.

Os documentos necessários para licitação são:

Inscrição no Cadastro de Pessoas Física ou no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica: o CPF ou o CNPJ serão solicitados. A confirmação do cadastro será feita através do documento Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral. Você pode se cadastrar através no site da Receita Federal.

 Prova de Inscrição no cadastro de contribuintes, ICMS/ISS:

Neste caso, pode ser que seja solicitada a inscrição estadual, contudo algumas empresas  são isentas. Portanto fique de olho nas exigências do edital. Você pode fazer a inscrição estadual na Secretaria de Estado da Fazenda e Planejamento.

3. Qualificação técnica

Como o próprio nome diz, esta etapa comprova a capacidade técnica que a empresa tem em cumprir o objeto da licitação. A comprovação é através dos Atestados de Capacidade Técnica.

Diante disso, estes atestados devem ser emitidos por empresas privadas ou órgão público, então comprovando que a empresa requerente forneceu produtos ou prestou serviços a ela.

Atenção! Algumas licitações podem exigir que o Atestado de Capacidade Técnica seja registrado em um conselho profissional.

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4. Qualificação Econômico-financeira

Aqui você tem que apresentar documentos que provem que você tem condições econômicas de cumprir com o contrato, caso vença o processo.

Os documentos exigidos para licitação estão previstos pela Lei 8.666/93:

  • Balanço Patrimonial e comprovantes financeiros da última atividade

(empresas novas devem apresentar o Balanço de Abertura, fornecido pelo próprio contador)

  • Certidão Negativa de Falência, de Concordata e de execução patrimonial – você consegue retirar no site do Tribunal de Justiça do estado
  • Garantia da proposta – prevista pelo art. 31, pode ser de até 1% do valor do contrato a ser licitado. Às empresas não vencedoras a quantia é devolvida.
  • Capital Social mínimo até o limite de 10% do valor total do contrato – mais comum em contrato de grandes valores
  • Índices de Liquidez – indicado no edital 

5. Documentos complementares

Estes documentos, na verdade, são duas declarações que a própria empresa pode fazer, contudo precisam ser assinadas pelo representante legal.

  • Declaração de Superveniência de Fatos Impeditivos: deve constar a identificação da empresa, do representante legal e declarar que “a licitante, sob as penas da lei, declara que até a presente data, inexistem fatos supervenientes ou impeditivos para sua habilitação na licitação… ciente de declarar eventuais ocorrências posteriores.”;
  • Declaração de Emprego de Menores: esta declaração deve ser feita sob modelo anexo à Lei Nº 9.854/99. Ela tem o objetivo de comprovar que em sua empresa nenhum menor de 18 anos trabalha no turno da noite, em condições insalubres ou perigosas. Além de que nenhum menor de 16 anos exerce nenhuma função, com exceção a menor aprendiz a partir de 14 anos.

Certificado digital:

Na verdade, este certificado é importante para que você consiga fazer o cadastro no SICAF ou outros portais de compra governamentais.

É importante ratificar que ele deve ser feito em nome de pessoa física, sócio da empresa ou representante legal não-sócio registrado na Receita Federal.

Você pode retirar este documento no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Também devemos lembrar que estes documentos para licitação citados aqui são os mais exigidos para participar de licitações públicas.

Portanto, é imprescindível que o edital seja lido com muita atenção, porque outros documentos podem ser pedidos.

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