Reforma tributária: quais os impactos em licitações e contratos?

A reforma tributária chegou como uma das mudanças mais profundas na legislação fiscal brasileira das últimas décadas. Para empresas que participam de licitações e firmam contratos com o poder público, entender o que muda e quando é estratégico. 

Afinal, os contratos administrativos envolvem planilhas de custos, margens calculadas com precisão e equilíbrio econômico-financeiro. Qualquer alteração tributária significativa afeta diretamente esses elementos.

Neste artigo, você vai entender o que a reforma tributária muda e o que sua empresa precisa considerar para proteger suas margens nos contratos públicos.

O que é a reforma tributária e quando entra em vigor?

A reforma tributária foi aprovada pela Emenda Constitucional nº 132/2023 e representa uma reestruturação completa do sistema de tributação sobre consumo no Brasil. 

Em termos práticos, ela substitui cinco tributos — PIS, Cofins, IPI, ICMS e ISS — por dois novos impostos: a CBS (Contribuição sobre Bens e Serviços) e o IBS (Imposto sobre Bens e Serviços), além da criação do Imposto Seletivo.

A transição não acontece de uma vez. O cronograma prevê uma implementação gradual entre 2026 e 2033, com o sistema atual convivendo com o novo durante esse período. 

Portanto, quando falamos sobre a entrada em vigor da reforma tributária, a resposta é que  ela já começou, mas os efeitos mais expressivos chegam progressivamente ao longo dos próximos anos.

Para quem trabalha com licitações, esse período de transição cria uma zona de atenção importante: contratos firmados atualmente terão vigência durante a implementação das novas regras.

Reforma tributária e licitações: por que o tema é urgente?

Os contratos administrativos são baseados na proposta vencedora. Essa proposta, por sua vez, faz parte de uma planilha de custos que considera os tributos vigentes no momento da licitação. Se os impostos mudam durante a execução do contrato, o equilíbrio econômico-financeiro pode ser rompido.

A Nova Lei de Licitações (14.133/2021) trata explicitamente desse tema e garante o direito ao reequilíbrio econômico-financeiro quando ocorrem fatos imprevisíveis, o que inclui alterações tributárias que modifiquem o custo de execução contratual.

Contudo, o exercício desse direito não é automático. A empresa precisa demonstrar tecnicamente o impacto da mudança sobre os custos, por meio de planilhas detalhadas e documentação robusta. Sem isso, o pedido de reequilíbrio pode ser negado.

Quais impostos mudam e o que isso significa nos custos?

A reforma tributária traz uma mudança de lógica: saímos de um sistema cumulativo e fragmentado para um modelo mais uniforme. Na prática, a CBS substituirá o PIS e a Cofins na esfera federal, enquanto o IBS absorverá o ICMS e o ISS nas esferas estadual e municipal.

Essa unificação pode parecer simplificadora, mas cria desafios durante a transição. As empresas com contratos de longa duração vão operar simultaneamente sob regras antigas e novas, e o tratamento fiscal de cada operação pode variar dependendo do contrato, do prazo e da fase de implementação.

Nesse contexto, um ponto especialmente sensível envolve contratos de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra — como limpeza, vigilância e TI —, muito comuns nas contratações públicas. 

Neles a planilha de custos inclui encargos sociais e tributários sobre a folha. Qualquer alteração nas alíquotas ou na base de cálculo desses tributos afeta diretamente o custo do contrato.

Além disso, a mudança de regime cumulativo para não-cumulativo, que a reforma tende a aprofundar, pode alterar o direito ao crédito tributário, o que muda o custo efetivo da operação para o fornecedor.

Como o reequilíbrio contratual funciona?

A Nova Lei de Licitações reforça o direito ao reequilíbrio econômico-financeiro como cláusula necessária em todo contrato administrativo. Mais do que isso, exige que os contratos de longa duração contemplem mecanismos de atualização de preços para fazer frente a variações nos custos.

Isso significa que, diante das mudanças trazidas pela reforma tributária, o fornecedor tem respaldo legal para requerer a revisão contratual. 

Mas atenção: a revisão precisa ser solicitada formalmente, com memória de cálculo, demonstrando o impacto do novo regime sobre cada item.

Passo a passo para solicitar o reequilíbrio

Quando uma mudança tributária impactar seu contrato, o caminho prático é:

1. Identificar os tributos afetados e comparar as alíquotas antigas e novas.
2. Recalcular a planilha de custos considerando o novo cenário.
3. Apurar a diferença entre o custo previsto e o custo atual.
4. Formalizar o pedido junto à Administração Pública, com memória de cálculo e documentação de suporte.
5. Acompanhar a análise e estar preparado para negociar ou contestar eventual negativa.

Esse processo pode parecer burocrático, mas é o caminho correto e legalmente fundamentado para proteger a margem da sua empresa.

— Veja também: Pesquisa de preço em licitações: como funciona e quais fontes são utilizadas

Reforma tributária em 2026: o que já muda nas licitações?

A partir de 2026, a CBS começa a ser cobrada de forma paralela ao PIS e Cofins. Isso cria um cenário de dupla incidência temporária, com regras de aproveitamento de crédito que ainda estão sendo regulamentadas. 

Para quem vai disputar licitações nesse período, é essencial montar propostas com alíquotas atualizadas e prever possíveis variações.

Além disso, gestores públicos também precisam ajustar seus editais. A reforma tributária em licitação impacta não só os fornecedores, mas também os órgãos contratantes, que deverão revisar critérios de aceitabilidade de preços para refletir a nova realidade fiscal.

Conclusão

A reforma tributária representa uma mudança estrutural que vai muito além do recolhimento de impostos. 

Para empresas que participam de licitações, ela exige revisão de planilhas, atenção ao cronograma de implementação e preparo para solicitar reequilíbrio contratual sempre que necessário.

A Nova Lei de Licitações oferece as ferramentas legais para essa proteção, mas cabe à empresa usá-las de forma estratégica e documentada.

Automatizar processos dentro das licitações, como o monitoramento de editais e o acompanhamento de contratos ativos, é uma forma eficiente de garantir que nenhuma alteração relevante passe despercebida. 

Quanto antes sua empresa identificar um impacto tributário em contratos vigentes, maior a chance de agir dentro dos prazos e proteger suas margens.

FAQ sobre reforma tributária e licitações

A reforma tributária cancela contratos já firmados? Não, os contratos em vigência continuam válidos, mas podem ser revistos por meio do reequilíbrio econômico-financeiro quando a mudança tributária impactar os custos de execução.

Empresas do Simples Nacional também são afetadas pela reforma tributária? Sim, mas com regras específicas. O Simples Nacional tem tratamento diferenciado na reforma, com alíquotas e transição próprias. Consulte seu contador para entender o impacto no seu regime.

O que é o IBS e como ele substitui o ICMS e o ISS? O IBS (Imposto sobre Bens e Serviços) é um tributo único que unifica o ICMS (estadual) e o ISS (municipal), com alíquota compartilhada e gestão conjunta entre estados e municípios.

O Imposto Seletivo afeta as licitações? Depende do segmento. O Imposto Seletivo incide sobre produtos considerados prejudiciais à saúde ou ao meio ambiente. Empresas nesses setores devem avaliar o impacto nas propostas.

O prazo para pedir reequilíbrio contratual é fixo? A Lei 14.133/2021 não estabelece prazo único, mas o pedido deve ser feito antes do encerramento do contrato e de preferência assim que o impacto financeiro for identificado.

A transição tributária pode durar mais do que o previsto? É possível, o cronograma depende de regulamentações complementares ainda em discussão. Por isso, acompanhar as atualizações legislativas é fundamental para quem participa de licitações.

Existe risco de dupla tributação durante a transição? Temporariamente, sim. Em 2026, a CBS passará a coexistir com o PIS e Cofins, o que pode gerar sobreposição. As regras de crédito e compensação ainda estão sendo definidas.