Balanço patrimonial para licitação: o que é e para que serve?

O balanço patrimonial para licitação é um dos documentos mais comuns que podem ser exigidos no edital licitatório. Mas você sabe o que é e pra que serve esse documento?

Antes de entrar na concorrência, é importante buscar entender o processo e se planejar adequadamente para aumentar suas chances de vencer pregões. Uma das principais etapas é justamente o levantamento da documentação exigível no edital. 

Por isso, vamos explicar no texto a seguir o que é o balanço patrimonial para licitação, para que serve o documento e qual o prazo para sua apresentação. Continue a leitura e descubra! 

O que é o balanço patrimonial para licitação? 

É um documento de contabilidade da empresa, e o seu intuito é demonstrar a situação financeira do negócio. 

Ou seja, ele servirá de consulta para que a Administração Público faça uma avaliação de que como está de fato o patrimônio da empresa naquele período. Baseado nos números e índices do setor financeiro da empresa. É o que chamamos de qualificação econômico-financeira do negócio.

Mas para que serve o Balanço Patrimonial?

O Balanço Patrimonial é um documento que servirá de apoio para a Administração Pública se respaldar de que o licitante tem a devida capacidade de cumprir o contrato de licitação.

A exigência do documento está devidamente prevista no art. 31 da Lei de Licitação, n° 8.666/93:

“I – balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a sua substituição por balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices oficiais quando encerrado há mais de 3 (três) meses da data de apresentação da proposta;”

O prazo para apresentação do balanço patrimonial

O Código Civil, em seu artigo 1.065 estabelece que: “ao término de cada exercício social, proceder-se-á à elaboração do inventário, do balanço patrimonial e do balanço de resultado econômico”.

Ou seja, a organização contábil da empresa deve ser feita pelo menos uma vez ao ano. Para que isso seja providenciado, o Código Civil (art. 1.078, I) e a Lei das SA (6.404/76) dá um prazo de até o fim do quarto mês do ano. 

Logo, a empresa deverá realizar o balanço patrimonial até o dia 30 de abril. Portanto, a partir do final de abril ele já é exigível e terá sido apresentado na forma da lei.

Porém, existem casos de empresas que possuem um prazo diferente. Vamos explicar a seguir. 

Prazo de entrega do balanço patrimonial para licitação de empresas que utilizam o SPED (Sistema Público de Escrituração Digital)

A utilização do SPED (Sistema Público de Escrituração Digital) é obrigatória para as empresas tributadas com base no lucro real. Além disso, a Instrução Normativa da Receita Federal nº 1.420/2013 informa também que determinadas pessoas jurídicas estão sujeitas à tributação pelo lucro presumido. 

Essas empresas têm um prazo diferente das demais, o envio do balanço patrimonial para licitação deve ser feito até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte. 

Mas afinal, qual o prazo deve ser considerado pelo edital de licitações, 30 de abril ou último dia útil de maio?

Não existe um posicionamento definitivo. Há julgamentos do plenário do TCU que indicam o que pode estar previsto no edital da licitação. 

“Nos termos do art. 1.078 da Lei Federal 10.406/02 (Lei do Código Civil), o prazo para apresentação, formalização e registro do balanço é até o quarto mês seguinte ao término do exercício, ou seja, o prazo limite seria até o final de abril (…)

No caso de empresas com regime tributário de lucro real, o prazo é (…) conforme Instrução Normativa da Receita Federal 787/2007.” (Acórdão 2669/2013-Plenário, TC 008.674/2012-4, relator Ministro Valmir Campelo, 02/10/2013.)”

Ou seja, o edital pode já antecipar e prever que ambas as datas sejam aceitas ou até mesmo, definir uma delas para utilizar para todas as empresas. Neste caso, vale-se a hierarquia do Código Civil. 

Entretanto, se o edital não for claro quanto ao prazo correto de apresentação do balanço patrimonial para licitação, o licitante pode e deve, impugnar e pedir esclarecimentos.

Como funciona para empresas novas? 

Uma dúvida muito comum em relação à apresentação do balanço patrimonial para licitação é em relação às empresas novas no mercado. Afinal, se o seu negócio ainda não completou um ano, como será possível realizar o balanço contábil do último exercício social? 

Para esses casos, existe uma alternativa de documentação a ser apresentada. Um dos portais de licitações, o ComprasNet, esclarece essa dúvida: 

“A empresa que iniciar suas atividades no mesmo ano corrente é sujeita a apresentar o balanço?

R: Sim, a empresa fica obrigada de apresentar o balanço de abertura. A demonstração contábil deverá conter a assinatura do representante legal da empresa, do técnico responsável pela contabilidade, e a evidência de terem sido transcritos no livro diário, e este, necessariamente, registrado no Departamento Nacional de Registro de Comércio – DNRC ou Junta Comercial ou órgão equivalente. No caso de sociedades civis tais documentos poderão ser registrados em cartório competente”.