O que é ata de registro de preços e como sua empresa pode se beneficiar

A ata de registro de preços é um item estratégico e que ainda gera dúvidas para quem está começando a vender para o governo. O sistema de registro de preços, diferente de uma licitação comum, funciona como um compromisso, o órgão licitante registra os melhores preços e pode contratar em até dois anos, conforme a necessidade.

Para o fornecedor, isso significa a possibilidade de garantir um espaço formal no mercado público, sem depender de um novo processo licitatório a cada venda. Neste artigo, explicamos como funciona, quais são as regras e como sua empresa pode usar para ampliar a presença no setor público.

Resumo

• A ata de registro de preços (ARP) não é uma compra imediata, é um compromisso de preços que permite contratações futuras sem nova licitação.
• Na Lei 14.133/2021, a vigência da ARP é de 12 meses, prorrogável por mais 12, desde que os preços continuem vantajosos.
• A adesão carona permite que órgãos que não participaram da licitação utilizem a ata com limite de 50% por aderente e 200% do quantitativo total para todas as adesões externas somadas.
• Mesmo sem vencer o pregão, o fornecedor pode integrar o cadastro de reserva e ser chamado caso o vencedor não cumpra as obrigações.
• A administração não é obrigada a contratar só porque existe uma ata, ela pode abrir nova licitação se demonstrar vantagem.
• Monitorar atas abertas é tão importante quanto participar dos pregões: a carona pode gerar vendas sem que o fornecedor dispute nada.

O que é a ata de registro de preços?

A ata de registro de preços é um documento que formaliza o resultado de uma licitação realizada pelo Sistema de Registro de Preços (SRP). Nela ficam registrados o objeto, os preços ofertados pelos vencedores, os quantitativos estimados e as condições de fornecimento. A ARP é assinada entre o órgão gerenciador e os fornecedores classificados e serve como referência para contratações futuras durante sua vigência.

O sistema está previsto nos arts. 82 a 86 da Lei 14.133/2021 e regulamentado pelo Decreto nº 11.462/2023, que estabelece as regras operacionais para o registro de preços no âmbito federal.

Diferença entre ARP, contrato e compra direta

São três instrumentos diferentes, que frequentemente geram confusão:

• Ata de registro de preços: não gera obrigação imediata de compra. O órgão pode fazer a licitação, registrar os preços e comprar quando quiser, dentro da vigência e dos quantitativos previstos. Em contrapartida, o fornecedor deve se comprometer a manter os preços e honrar os pedidos, mas a administração não se obriga a comprar.
• Contrato administrativo: gera obrigação bilateral imediata. A administração faz a compra e o fornecedor entrega dentro do período estipulado no edital. É formalizado a partir da ARP quando o órgão decide efetivar uma contratação.
• Compra direta (dispensa ou inexigibilidade): ocorre sem licitação, em hipóteses específicas previstas em lei. Não passa pelo SRP.

Na prática, a ARP é o reservatório de preços, o contrato é a torneira. A administração abre a torneira quando precisa, mas pode deixá-la fechada durante toda a vigência sem que isso configure irregularidade.

Como a Lei 14.133/2021 regulamentou o sistema de registro de preços

A Nova Lei de Licitações trouxe algumas mudanças em relação ao regime anterior.

• Vigência de 12 meses prorrogável: a ARP tem prazo máximo de 12 meses, podendo ser prorrogada por igual período desde que os preços registrados continuem vantajosos. A prorrogação não é automática, exige comprovação de vantajosidade e concordância do fornecedor.
• Proibição de acréscimos de quantitativo: diferente do que acontecia anteriormente, a Nova Lei veda expressamente o acréscimo nos quantitativos estabelecidos na ata. O órgão pode remanejar quantidades entre participantes, mas não ampliar o total registrado.
• Carona como medida excepcional: a Lei 14.133/2021 e o Decreto 11.462/2023 reforçaram que a adesão por órgãos não participantes é uma medida excepcional e estratégica, não um expediente corriqueiro, exigindo justificativa de vantagem e compatibilidade de preços com o mercado.

— Veja também: Como funciona o pregão eletrônico

Como funciona o processo de registro de preços 

O ciclo do SRP começa antes da assinatura da ata.

Da licitação à assinatura da ata

O órgão gerenciador abre o procedimento licitatório (geralmente um pregão eletrônico) informando que se trata de registro de preços. Outros órgãos interessados podem participar, indicando antecipadamente suas intenções de consumo para compor o quantitativo total.

Após a disputa e a homologação, o órgão gerenciador convoca os vencedores para assinar a ARP. A partir daí, qualquer órgão participante pode emitir pedidos de fornecimento diretamente, sem abrir novo processo licitatório.

A licitação para SRP pode ter mais de um fornecedor registrado por item, o segundo e o terceiro colocados também podem integrar a ata, com seus preços registrados, como garantia de fornecimento caso o primeiro seja incapaz de atender.

O que é o cadastro de reserva

O cadastro de reserva é a lista de fornecedores classificados no pregão que não venceram, mas concordaram em fornecer pelo preço do vencedor caso seja necessário. Ele é formado pelos licitantes que apresentaram propostas iguais ou superiores ao menor preço, em ordem de classificação.

É uma oportunidade de venda para o fornecedor, sem ter necessariamente o menor preço na disputa. O cadastro reserva costuma ser acionado quando há recusa do vencedor em assinar a ata, cancelamento do registro do fornecedor original por descumprimento, impossibilidade de fornecimento no prazo ou quantidade exigida, e situações de desabastecimento.

Mas fique atento: ao ser convocado pelo cadastro de reserva, o fornecedor deve aceitar o preço do vencedor original, não pelo seu próprio preço proposto na disputa. Avalie previamente se esse preço é viável antes de manifestar interesse.

— Saiba mais: Como funcionam os Recursos Administrativos nas licitações

O que é adesão carona e como funciona

A adesão carona é quando um órgão público que não participou da licitação original utiliza uma ata de registro de preços de outro órgão para contratar bens ou serviços. É uma forma de aproveitar preços já licitados e homologados sem conduzir um novo processo.

Como órgãos que não participaram da licitação podem aderir à ata

Para aderir à ata de outro órgão, o aderente precisa, conforme o art. 31 do Decreto 11.462/2023:

• Apresentar justificativa da vantagem da adesão, incluindo situações de provável desabastecimento ou descontinuidade do serviço público;
• Demonstrar que os valores registrados são compatíveis com os preços de mercado;
• Obter consulta e aceitação prévia tanto do órgão gerenciador quanto do fornecedor registrado.

No entanto, os limites quantitativos são bem delimitados: cada aderente não pode contratar acima de 50% do quantitativo registrado para o órgão gerenciador e os participantes originais (art. 86, §3º). E o total de todas as adesões externas somadas não pode exceder 200% do quantitativo de cada item registrado (art. 86, §4º).

Vantagens e riscos da carona para o fornecedor

• Vantagens: a carona pode gerar vendas sem que o fornecedor precise disputar novamente. Se sua empresa está registrada em uma ata, qualquer órgão do Brasil pode aderir e emitir pedidos de fornecimento. Isso amplia o alcance geográfico e o volume de vendas de forma passiva, sem custo de participação em novos processos.
• Riscos: o fornecedor não pode renegociar o preço no momento da adesão carona. Se os custos subiram desde a assinatura da ata, ele ainda é obrigado a fornecer pelo preço registrado, salvo em situações de desequilíbrio econômico-financeiro devidamente comprovado e aceito pelo órgão gerenciador. Além disso, o volume total das adesões pode ser maior do que o estimado na licitação original, exigindo capacidade de produção e entrega compatível.

Vantagens estratégicas da ARP para quem vende para o governo

Previsibilidade de receita por até 2 anos sem nova licitação

Uma vez registrado em uma ata, o fornecedor tem a possibilidade de receber pedidos de fornecimento ao longo de até 24 meses, sem precisar ganhar nenhuma nova licitação nesse período. Para empresas que buscam receita recorrente no setor público, essa previsibilidade é um diferencial relevante no planejamento financeiro e operacional.

A ata também pode ser usada por diversos órgãos participantes, o que multiplica as oportunidades de venda a partir de uma única disputa. Uma empresa que venceu um pregão para registro de preços de um ministério, por exemplo, pode receber pedidos de diversas secretarias e autarquias que aderiram ao processo como participantes.

Como monitorar atas abertas e identificar oportunidades

Monitorar atas em vigência é uma estratégia complementar à participação em pregões. Existem duas dimensões de oportunidade:

• Participar do pregão para SRP: identificar antecipadamente os processos de registro de preços no seu segmento e se preparar para a disputa. Esses processos costumam ter editais com quantitativos maiores do que os de compras pontuais, justamente porque agregam a demanda de múltiplos órgãos.
• Monitorar atas de outros fornecedores: acompanhar quando as atas vigentes estão próximas do vencimento ou com quantitativos esgotados sinaliza que novos pregões para o mesmo objeto devem ser abertos em breve, permitindo planejamento antecipado.

Lance Fácil: monitore pregões para registro de preços e amplie suas vendas ao governo

Para identificar pregões para SRP no momento certo, antes que o edital esteja prestes a encerrar, é preciso monitoramento contínuo de diversos portais. O Lance Fácil rastreia automaticamente os principais portais de licitação do Brasil e centraliza os editais para o seu segmento em um único painel, com alertas configuráveis por objeto, órgão e modalidade.

Com ele, sua equipe é notificada assim que um novo pregão para registro de preços compatível com seu portfólio é publicado, com tempo real para analisar o edital, preparar a proposta e participar dentro do prazo. Além do monitoramento, a plataforma acompanha as sessões de pregão em tempo real e automatiza os lances dentro dos parâmetros que você define.

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FAQ: Perguntas frequentes sobre ata de registro de preços

A administração é obrigada a comprar tudo o que está na ata?

Não. A ata de registro de preços não gera obrigação de compra para a administração. Os quantitativos registrados são estimativas, o órgão pode contratar todo o volume previsto, parte dele ou nada, dependendo da necessidade durante a vigência. O fornecedor, por outro lado, é obrigado a fornecer pelo preço registrado sempre que for convocado, dentro dos limites da ata.

O fornecedor pode pedir reequilíbrio de preços durante a vigência da ata?

Sim, mas as condições são restritivas. O reequilíbrio é cabível quando ocorre fato superveniente, imprevisível e alheio à vontade das partes que altere a equação econômica original, como alta abrupta de insumo essencial. Variações ordinárias de mercado não justificam reequilíbrio. O pedido precisa ser documentado com demonstrações de custo e aceito pelo órgão gerenciador, que pode recusar e cancelar o registro do fornecedor caso os preços não sejam mais vantajosos.

Quantos fornecedores podem ser registrados em uma mesma ata?

A lei não limita o número de fornecedores por ata. O órgão gerenciador pode registrar mais de um fornecedor por item, especialmente quando há interesse em garantir fornecimento alternativo. Os demais classificados que não venceram podem integrar o cadastro de reserva, sendo convocados em ordem de classificação caso o fornecedor principal não consiga atender.

Posso usar uma ata de outro estado para vender para um município próximo?

Depende. As atas federais e de alguns estados permitem adesão por qualquer órgão público do país, inclusive municípios, desde que observados os limites legais e as condições de adesão. Atas estaduais podem ter restrições geográficas ou normativas próprias. Verifique sempre o edital e as condições da ata específica antes de prospectar adesões.

O que acontece quando a ata vence e ainda há saldo de quantitativo?

O saldo não utilizado simplesmente caduca. A ata encerra sua vigência na data prevista, independentemente de quantitativos remanescentes. O órgão que precisar contratar após o vencimento precisará abrir um novo processo licitatório ou aderir a outra ata vigente. Para o fornecedor, isso é um sinal de que um novo pregão para o mesmo objeto pode estar próximo.