Qual a validade do balanço patrimonial?

A validade do balanço patrimonial para licitação é um fator que gera muitas dúvidas para as empresas licitantes.

Afinal, qual o prazo correto? Como entender as diferenças de prazos para cada empresa?

Neste artigo, vamos te explicar todas as informações sobre o tema, além de reforçar a importância do documento para o seu negócio.

Se interessou pelo assunto? Então, continue a leitura!

O que é o balanço patrimonial para licitação?

Antes de mais nada, é preciso reforçar o conceito de balanço patrimonial e a sua importância desse documento em licitações.

Como você já deve saber, o balanço patrimonial é o documento de contabilidade da empresa. A partir dele, é possível entender a situação financeira do negócio.

Esse documento servirá de apoio para a Administração Pública se respaldar de que o licitante possui a capacidade necessária para cumprir o contrato de licitação — é o que chamamos de qualificação econômico-financeira do negócio.

A determinação do balanço patrimonial está prevista no art. 31 da Lei de Licitação nº 8.666/93:

“I — balanço patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício social, já exigíveis e apresentados na forma da lei, que comprovem a boa situação financeira da empresa, vedada a substituição por balancetes ou balanços provisórios, podendo ser atualizados por índices oficiais quando encerrado há mais de 3 (três) meses da data de apresentação da proposta.”

Mas afinal, qual é a validade do balanço patrimonial?

O artigo 1.065 do Código Civil predomina que “ao término de cada exercício social, proceder-se-á à elaboração do inventário, do balanço patrimonial e do balanço de resultado econômico”.

Em outras palavras, a organização patrimonial e contábil de um negócio deve ser feita pelo menos uma vez ao ano.

Para que isso ocorra, então, o Código Civil (art. 1.078, I) e a Lei das Sociedades por Ações (6.404/76) dá um prazo para a empresa de até o fim do quarto mês do ano, ou seja, até o dia 30 de abril. A partir dessa data, os informes anteriores perdem a sua validade.

Contudo, existem alguns casos em que o prazo é diferente. Acompanhe!

Validade do balanço patrimonial para licitação de empresas que utilizam o Sistema Público de Escrituração Digital

O Sistema Público de Escrituração Digital (SPED) é obrigatório para as empresas tributadas com base no lucro real. Algumas pessoas jurídicas também estão sujeitas à tributação pelo lucro presumido. 

As empresas que utilizam esse sistema, então, possuem um prazo diferente das demais. 

Nesse caso, o envio do balanço patrimonial para licitação deverá ser feito até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte.

Confira a Instrução Normativa RFB º 1774, de 22 de dezembro de 2017:

“Art. 5º A ECD deve ser transmitida ao Sistema Público de Escrituração Digital (Sped), instituído pelo Decreto nº 6.022, de 22 de janeiro de 2007, até o último dia útil do mês de maio do ano seguinte ao ano-calendário a que se refere a escrituração.”

Para saber mais sobre o SPED, clique aqui.

Para empresas novas

Em casos de novas empresas que ainda não completaram um ano de atividade, o processo é um pouco diferente.

Assim como as demais, esse negócio também é obrigado a apresentar o balanço de abertura. Para isso, a demonstração contábil deve conter a assinatura do representante legal da empresa, do profissional responsável pela contabilidade e a evidência de terem sido transcritos no livro diário — este, necessariamente, registrado no Departamento Nacional de Registro de Comércio (DNRC ou órgão equivalente). Em sociedades civis, por outro lado, tais documentos podem ser registrados em cartório competente.

É importante destacar também que existem julgamentos do plenário do Tribunal de Contas da União que indicam o que pode estar previsto no edital da licitação.

Em outras palavras, o próprio edital já pode antecipar e definir uma data para utilizar para todas as empresas ou até mesmo prever que ambas as datas sejam aceitas. Caso o edital não seja claro quanto ao prazo correto para a apresentação do balanço patrimonial para a licitação, o licitante pode pedir esclarecimentos.

Leia também: Certificado de Registro Cadastral (CRC): o que é e como emitir?

Conclusão

Conclui-se, então, que não existe uma data específica para todas as entidades. Como garantia, você pode optar pelo menor prazo — neste caso, o mês de abril. Dessa forma, não é possível perder prazos ou até mesmo ser inabilitado e perder oportunidades.

Confira também todos os documentos necessários para licitação aqui!

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