Gestão de estoque nas licitações: importância e como se preparar

Neste artigo, mostramos porque a gestão de estoque nas licitações é fundamental para as empresas interessadas em atender os órgãos públicos. Confira. 

O que é a gestão de estoques?

A gestão de estoque é um processo que envolve planejar, controlar e monitorar o fluxo de produtos dentro de uma empresa. Isso inclui desde a compra de matéria-prima até a distribuição do produto final ao cliente.

O objetivo da gestão de estoque é garantir que a empresa tenha os produtos certos disponíveis no momento certo, sem excesso ou falta de estoque. Dessa forma, é possível evitar custos desnecessários e maximizar a eficiência da operação.

Para realizar uma gestão eficiente de estoque, é necessário utilizar técnicas como a previsão de demanda, o controle de estoque por meio de sistemas informatizados e a análise de indicadores de desempenho.

Importância da gestão de estoque

Imagine que sua empresa venceu uma licitação e precisa entregar 1000 produtos para a administração pública. Contudo, possui apenas 300 em estoque e o próximo abastecimento trará 500 mais. Isso ainda deixa seu estoque deficitário em 200 unidades e impede que quaisquer outros clientes sejam atendidos.

Nesse caso, sua empresa pode ser penalizada pela administração pública pelo não cumprimento do contrato ou então, para atender aos pedidos do sistema, será necessário fazer um pedido urgente para fornecedores pagando taxas extras e diminuindo a margem de lucro.

As opções não são boas e podem prejudicar seu planejamento financeiro de diferentes formas. Por isso, o planejamento e a gestão de estoque em licitações é tão importante: você consegue garantir que sua empresa terá capacidade para atender a administração pública sem se colocar em situações complicadas.

Pontos de atenção no planejamento

Para realizar uma boa gestão de estoque, leia o edital com atenção e anote o volume do pedido, bem como o prazo de entrega. Além disso, antevendo uma possível vitória na licitação, mantenha um controle rígido sobre os materiais em estoque na sua empresa.

Faça um planejamento detalhado de sua entrega média mensal, valores de aquisição e taxas extras caso seja necessário repor as prateleiras com urgência. 

Verifique quais são os procedimentos especiais do Sistema de Registro de Preços (SRP) associados à licitação e calcule qual sua margem de lucro mínima para atender ao órgão público sem dificuldades.

Como deve ser feita a gestão de estoque?

Uma gestão de estoque básica envolve ao menos três pontos. 

Primeiro, há a análise de histórico de compras e previsão de demanda para cada item comercializado. Use os dados dos últimos meses para montar uma estimativa e monte com uma tabela com todas as informações.

Depois de identificar a demanda média mensal, faça inventários periódicos e contrate sistemas digitais para facilitar o trabalho da sua equipe na mensuração de itens armazenados. 

Por fim, é preciso ter uma logística eficiente, que permita o recebimento dos produtos, o armazenamento adequado e a entrega no prazo estipulado, de forma que, ao vencer a licitação, sua empresa possa entregar todos os itens dentro dos termos acordados, não só para a administração pública, mas também os clientes particulares.

3 métodos comuns de gestão de estoque

Separamos as maneiras mais comuns de realizar a gestão de estoque e que podem ser aplicadas pelas empresas interessadas em melhorar sua administração antes de entrar em uma licitação.

1. Método FIFO (First in, First out): este método assume que os produtos mais antigos são vendidos primeiro e, portanto, devem ser retirados do estoque antes dos mais novos. Ele é amplamente utilizado em indústrias que produzem bens perecíveis ou com data de validade, como alimentos e medicamentos. Além disso, é um método que ajuda a evitar a obsolescência de produtos, pois prioriza a venda dos mais antigos.
2. Método LIFO (Last in, First out): o método LIFO é o oposto do FIFO, pois assume que os produtos mais recentes são vendidos primeiro, de forma a evitar que os produtos fiquem obsoletos ou percam valor antes de serem vendidos. Este método é comumente usado por empresas que vendem bens duráveis, como carros e eletrônicos, pois esses itens tendem a perder valor rapidamente.
3. Método PEPS (Primeiro que Entra, Primeiro que Sai): este método é baseado no custo médio ponderado dos produtos. Ele assume que o estoque é vendido na mesma ordem em que foi comprado, mas utiliza uma média ponderada dos custos dos produtos para determinar o valor do estoque. Isso significa que, mesmo que os produtos mais antigos tenham sido comprados a preços mais baixos, eles ainda contribuem para o valor total do estoque. O método PEPS é amplamente utilizado em indústrias em que o custo dos produtos varia muito ao longo do tempo, como a indústria de metais e commodities.

Os 3 indicadores de estoque

1 Giro de Estoque

Esse indicador mede a quantidade de vezes que o estoque é renovado em um período determinado de tempo. Ele é importante porque mostra se a empresa está comprando e vendendo produtos na medida certa, sem excesso ou falta de estoque. 

Um giro de estoque alto significa que a empresa está vendendo bem, mas também pode indicar que está comprando em excesso. Já um giro de estoque baixo pode indicar que a empresa não está vendendo o suficiente ou que está comprando em excesso.

O indicador pode ser medido dividindo o valor das vendas pelo valor do estoque médio no período analisado. 

Por exemplo, se a empresa vendeu R$100.000,00 em um mês e o estoque médio nesse período foi de R$20.000,00, o giro de estoque seria de 5 vezes. O ideal é que o giro de estoque seja alto, mas isso depende do setor em que a empresa atua.

2 Tempo de Reposição

Esse indicador mede o tempo necessário para repor o estoque após a venda de um produto. Ele é importante porque mostra se a empresa está preparada para atender a demanda dos clientes. 

Um tempo de reposição baixo significa que a empresa consegue repor o estoque rapidamente, atendendo rapidamente os pedidos dos clientes. 

Já um tempo de reposição alto pode indicar que a empresa não está preparada para atender à demanda ou que não tem um bom relacionamento com os fornecedores.

Para medir o tempo de reposição, é necessário monitorar o tempo que a empresa leva para repor o estoque após a venda de um produto. 

Por exemplo, se a empresa vendeu um produto que leva três dias para ser reposto, o tempo de reposição seria de três dias. O ideal é que o tempo de reposição seja o mais curto possível, para que a empresa possa atender rapidamente às demandas dos clientes.

3 Nível de Serviço ao Cliente

Esse indicador mede a capacidade da empresa de atender às demandas dos clientes em relação ao estoque. Ele é importante porque mostra se a empresa está atendendo bem aos clientes, entregando os produtos no prazo e na quantidade solicitada. 

Um nível de serviço ao cliente alto significa que a empresa está atendendo bem aos clientes, entregando os produtos no prazo e na quantidade solicitada. 

Já um nível de serviço ao cliente baixo pode indicar que a empresa está tendo dificuldades em atender às demandas dos clientes, seja por problemas com o estoque ou com a logística de entrega.

Para medir o nível de serviço ao cliente, é necessário monitorar a taxa de pedidos entregues dentro do prazo e na quantidade solicitada pelos clientes. 

Por exemplo, se a empresa recebeu 100 pedidos em um mês e entregou 90 deles dentro do prazo e na quantidade solicitada, o nível de serviço ao cliente seria de 90%. 

O ideal é que o nível de serviço ao cliente seja alto, para que a empresa possa manter a satisfação e fidelidade dos clientes.

Sistema de Registro de Preços e a gestão de estoque em licitações

Não são apenas as empresas licitantes que precisam ter cuidado com o planejamento de estoque no atendimento, os órgãos públicos também devem dar atenção ao assunto. 

Por isso, ao invés de comprar milhares de itens de um mesmo produto para ter que armazená-lo (e custear com isso), a Administração Pública realiza essa aquisição aos poucos. 

Contudo, para não precisar abrir um edital por vez, foi criado o Sistema de Registro de Preço (SRP), onde ficam listados os produtos e seu custo médio para aquisição em diversas empresas participantes diferentes. 

Isso evita processos burocráticos, aumenta a autonomia para renovação de estoque e ainda garante que os valores mais vantajosos à administração estejam listados. 

As principais hipóteses de utilização do Sistema de Registro de Preços são:

• Necessidade de contratação frequente
• Entrega parcelada
• Atendimento a mais de um órgão/entidade ou programa do governo
• Demanda incerta

O SRP na Nova Lei de Licitações

A Nova Lei de Licitações alterou diversos aspectos dos editais de contratação pública, incluindo o SRP. O artigo 6 da lei 14133/21 diz, sobre o Sistema de Registro de Preços, que esse modelo pode ocorrer mediante contratação direta ou licitação nas modalidades pregão ou concorrência. 

Já segundo o artigo 82 da mesma lei, o edital de licitação para o SRP deverá observar as regras gerais da lei e dispor sobre:

• As características da licitação e do produto/serviço, como a quantidade máxima de cada item que pode ser adquirida;
• A quantidade mínima de produtos/serviços que devem ser cotados;
• A possibilidade de ter preços diferentes em situações específicas;
• A opção de licitantes oferecerem uma proposta em quantidade menor do que a máxima, mas dentro dos limites estabelecidos no edital;
• O critério de julgamento da licitação, que será o menor preço ou o maior desconto baseado na tabela de preços do mercado;
• As condições para alteração dos preços acordados;
• O registro de mais de um fornecedor ou prestador de serviço, desde que aceitem cotar pelo mesmo preço do licitante vencedor;
• A proibição do órgão ou entidade participar de mais de uma ata de registro de preços com o mesmo objeto, a menos que a quantidade registrada na ata seja inferior ao máximo estabelecido no edital;
• As possíveis causas de cancelamento da ata de registro de preços e suas consequências.

O Sistema de Registro de Preços pode ter valores diferentes?

Sim, uma nova possibilidade com a lei 14133/21 é prever valores distintos para quando o objeto for realizado ou entregue em locais diferentes, em razão da forma e local de acondicionamento, quando for admitida cotação variável por conta do tamanho do lote e por outro motivo qualquer justificado no processo de validação do valor.

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