Certidão de regularidade fiscal: o que é e como emiti-la?

Como empreendedor, você já deve ter percebido que existem alguns documentos que devem estar sempre em dia. Seja para garantir sua regularidade fiscal, seja para garantir mais investidores e fechar negócios mais vantajosos.

No artigo de hoje, vamos falar sobre a certidão de regularidade fiscal. Um documento muito importante para empreendedores, principalmente aqueles que sonham em participar de licitações.

O que é a certidão de regularidade fiscal?

Como o próprio nome dá a entender, a certidão de regularidade fiscal é o documento que atesta o pagamento e cumprimento de todas as obrigações relacionadas à Fazenda Nacional .

Esse documento já fazia parte das exigências para participação em algumas licitações na época da Lei nº 8666/93. Na nova Lei de Licitações, a Lei nº 14.133/21,os documentos relativos à regularidade fiscal fazem parte da fase de habilitação do candidato.

Portanto, é exigido somente depois do julgamento das propostas, e apenas do licitante mais bem classificado.

Qual é a sua importância?  

Como já vimos em alguns textos anteriores, as licitações têm como objetivo encontrar a melhor proposta de contratação. Ao mesmo tempo em que estimula a competitividade entre os concorrentes, oferecendo condições iguais entre eles.

No entanto, para se proteger, a Administração Pública precisa garantir que os licitantes escolhidos têm capacidade de arcar com o compromisso assumido. E isso inclui comprovar sua habilitação técnica, econômica e fiscal.

Passo a passo: como emitir uma certidão de regularidade fiscal

A certidão de regularidade fiscal pode ser emitida por qualquer pessoa com acesso à internet. 

O processo é bem simples e rápido. Confira:

1. Você deve acessar o canal de prestação correspondente à certidão que deseja emitir.
2. Uma vez lá, você deverá informar o número de identificação da pessoa física (CPF), jurídica (CNPJ) ou imóvel rural (NIRF). Se a situação fiscal estiver regular, a certidão será emitida.
3. Para obter segunda via de certidões já emitidas utilize o serviço “Consultar certidões de regularidade fiscal emitidas”.

Para:

• Pessoa física clique aqui;
• Pessoa jurídica clique aqui;
• Certidão de imóvel rural clique aqui.

Não conseguiu emitir a sua certidão de regularidade fiscal online? 

consulte sua situação fiscal para verificar as pendências que impedem a emissão da certidão.

Uma vez regularizadas as pendências, sua certidão é gerada automaticamente num prazo máximo de 5 dias.

Caso sua certidão não seja liberada automaticamente ou caso dependa de comprovação de algum fato (medida judicial, por exemplo), solicite a liberação manual à Receita Federal, por meio de processo digital.

Consulte suas pendências através do Portal e-CAC.

Encontrou algum registro indevido? 

A solicitação de liberação, nos casos de pendências comprovadamente indevidas, deve ser realizada pelo próprio contribuinte ou seu representante legal.

Abrindo um processo digital

Para abrir seu processo digital:

• Acesse o sistema Processos Digitais;
• Clique em Solicitar serviço via processo digital;
• Selecione a área CERTIDÕES E ATESTADOS e o serviço correspondente ao tipo de certidão desejada.

Você deve abrir um processo específico para cada pedido de certidão. Lembrando que ele deve ser sempre aberto em nome da pessoa a que se refere o serviço.

Uma vez aberto, o requerente tem um prazo de 3 dias úteis para reunir os documentos necessários.

Assim como o acompanhamento de pendências, os processos podem ser realizados através do Portal e-CAC. Caso ele esteja indisponível, a abertura do processo poderá ser feita, excepcionalmente, em uma unidade de atendimento da Receita Federal, observadas as regras da Instrução Normativa RFB nº 2.022/2021.

Nesses casos, o requerente deve comprovar o problema no sistema online mediante um print da tela.

Solicitar a juntada de documentos

Para solicitar a juntada de documentos, basta selecionar “PEDIDO DE CERTIDÃO” e informar no título “Requerimento de Certidão de Débitos”.

Os demais documentos devem ser incluídos em arquivos separados e classificados por tipo.  Documentos que não tenham relação com o serviço ou com a pessoa serão rejeitados e não serão juntados ao processo.

Confira a documentação comum para a maioria dos casos:

• Requerimento de Certidão de Débitos
• Identificação oficial do contribuinte;
• Identificação oficial do representante legal, se for o caso;
• Documento que comprove a condição de representante legal, como, por exemplo, ato constitutivo (contrato social, estatuto ou ata) e última alteração, em caso de empresa; certidão de óbito e de documento que comprove a legitimidade do solicitante, em caso de falecido, etc.
• Relatório de situação fiscal atualizado;
• Comprovação de regularização das pendências;
• Demonstrativo do montante parcelado caso seja optante por parcelamento não consolidado.

Se solicitado por procurador:

• Procuração;
• Documento de identificação oficial do procurador.

Observações:

• A assinatura com certificado digital pelo e-CAC dispensa a necessidade de juntar documentos de identificação;
• O uso de procuração digital no e-CAC dispensa a necessidade de juntar outra forma de procuração.
• Os documentos entregues em papel devem ser vias originais ou cópias autenticadas.

A juntada de documentos também deve ser realizada no e-CAC, salvo casos em que se comprove a instabilidade do portal. Quando isso ocorrer, o requerente pode recorrer a uma unidade de atendimento da Receita Federal.

Como acompanhar o andamento do processo

O andamento do processo pode ser acompanhado através dos seguintes canais:

• Web: Processos Digitais (Portal e-CAC);
• Aplicativo móvel:  App e-Processo (App Store);
• Aplicativo móvel : App e-Processo (Google Play)

Como obter a certidão

Uma vez finalizado o processo, o resultado será anexado ao seu processo digital. Para obter sua certidão de regularidade fiscal basta acessar a opção Meus Processos e consultar os documentos do processo para saber se o seu pedido foi aprovado. 

Em algumas situações o processo é arquivado após a decisão. Neste caso, você encontrará o processo na aba Inativos. 

Após a liberação, a certidão pode ser obtida através do serviço Consultar certidões emitidas pela Receita Federal ou do próprio processo digital.

• Leia também: Documentos para licitação: quais os necessários?