Certidão Negativa para Licitação: quais são, prazos e como emitir

A certidão negativa para licitação é um documento que atesta que não há débitos da empresa junto aos órgãos governamentais e serve como prova de boas relações entre o licitante e a administração pública. Todos os editais de licitação devem exigir essa documentação, conforme a Lei 14.133/2021 (Nova Lei de Licitações).

O propósito de cada um desses documentos varia de acordo com o órgão emissor, assim como seus prazos de validade. Uma certidão vencida no dia da sessão resulta em inabilitação, independentemente de todo o restante da documentação estar correto.

Neste artigo você vai encontrar o que é cada certidão, qual órgão a emite, onde obter e por quanto tempo ela é válida.

Índice

Resumo

As certidões negativas são obrigatórias na fase de habilitação de qualquer licitação federal, estadual ou municipal;
A base legal atual é a Lei 14.133/2021 (arts. 62 a 70), que revogou a Lei 8.666/93;
As principais certidões são: CND Federal (Receita + PGFN), CRF/FGTS, CNDT (Justiça do Trabalho), Certidão Estadual e Certidão Municipal;
Os prazos de validade variam: a maioria tem 180 dias, mas alguns estados e municípios têm regras próprias;
Todas podem ser emitidas gratuitamente pela internet, diretamente nos portais dos órgãos emissores;
MEIs e empresas com pendências fiscais têm prazo de 5 dias úteis para regularizar a situação após serem declaradas vencedoras, antes de serem inabilitadas.

O que são as certidões negativas para licitação?

As certidões negativas são documentos oficiais emitidos por órgãos públicos que atestam a inexistência de débitos ou pendências da empresa perante aquela instituição. Elas comprovam que o licitante está em dia com suas obrigações fiscais, trabalhistas e previdenciárias, condição exigida para participar de qualquer processo licitatório.

A Lei 14.133/2021 estabelece, nos arts. 62 a 70, as exigências de regularidade fiscal, social e trabalhista para habilitação em licitações. O conjunto de certidões negativas é o principal instrumento para comprovar essa regularidade.

Quais são as certidões negativas exigidas em licitações?

Existem diversas certidões que podem ser pedidas nos editais, a depender do objeto. Reunimos as 6 principais certidões explicadas individualmente.

1. CND Federal: Certidão de Débitos Relativos a Créditos Tributários Federais e à Dívida Ativa da União

É a certidão mais abrangente do grupo. Comprova a regularidade da empresa perante a Receita Federal do Brasil (tributos federais como IRPJ, CSLL, PIS, COFINS) e a Procuradoria-Geral da Fazenda Nacional – PGFN (dívida ativa da União). Desde 2014, as duas certidões foram unificadas em um único documento, emitido conjuntamente.

Órgão emissor: Receita Federal / PGFN
Onde emitir: gov.br/receitafederal (seção “Certidões e Situação Fiscal”)
Validade: 180 dias a partir da emissão
Gratuita: sim

2. CRF: Certificado de Regularidade do FGTS

Comprova que a empresa está em dia com os recolhimentos do Fundo de Garantia por Tempo de Serviço. É emitido pela Caixa Econômica Federal e exigido em praticamente todos os editais de licitação, independentemente do porte ou modalidade.

Órgão emissor: Caixa Econômica Federal
Onde emitir: consultafgts.caixa.gov.br
Validade: 30 dias a partir da emissão
Gratuita: sim

Atenção: o CRF tem validade de apenas 30 dias, o prazo mais curto entre todas as certidões. É o documento que mais aparece vencido na hora da habilitação. Emita-o próximo à data da sessão.

3. CNDT: Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas

Comprova que a empresa não possui condenações trabalhistas com execução definitiva, ou seja, débitos com ex-funcionários reconhecidos pela Justiça do Trabalho que ainda não foram pagos. É emitida pelo Tribunal Superior do Trabalho (TST).

Órgão emissor: Tribunal Superior do Trabalho
Onde emitir: certidao.tst.jus.br
Validade: 180 dias a partir da emissão
Gratuita: sim

4. Certidão Negativa Estadual

Comprova a regularidade da empresa perante a Fazenda Estadual do estado onde a empresa tem sede. Cada estado tem seu próprio portal de emissão e pode ter regras de validade diferentes.

Órgão emissor: Secretaria da Fazenda do estado de domicílio da empresa
Onde emitir: site da Secretaria da Fazenda do respectivo estado (ex.: Sefaz-SP, Sefaz-MG, Sefaz-RJ)
Validade: varia por estado — em geral 60 a 180 dias
Gratuita: sim, na maioria dos estados

5. Certidão Negativa Municipal

Comprova a regularidade perante a Fazenda Municipal do município de domicílio da empresa. Assim como a estadual, cada prefeitura tem seu próprio sistema e prazo de validade.

Órgão emissor: Secretaria de Finanças ou Fazenda do município de sede da empresa
Onde emitir: site oficial da prefeitura do município
Validade: varia por município, em geral 60 a 180 dias
Gratuita: sim, na maioria dos municípios

6. Certidão Negativa de Falência ou Recuperação Judicial

Comprova que a empresa não está em processo de falência ou recuperação judicial. É exigida com mais frequência em licitações de maior porte, especialmente obras, serviços e compras de grande vulto.

Órgão emissor: Cartório Distribuidor da comarca da sede da empresa (pessoa jurídica) ou do domicílio do licitante (pessoa física)
Onde obter: presencialmente no cartório ou, em alguns estados, pelos sites dos Tribunais de Justiça
Validade: em geral 90 dias, mas varia conforme o edital
Gratuita: não, essa certidão tem custo cartorário

— Veja também: O que é o Estudo Técnico Preliminar

Não perca licitações por falta de documentação

Todas as certidões exigidas para participação em uma licitação são de fácil acesso e emissão gratuita, exceto a certidão de falência.

É importante ficar atento ao prazo de validade. Uma certidão vencida no momento da habilitação resulta em inabilitação imediata, independentemente de todo o restante estar correto.

Algumas práticas que ajudam a evitar esse problema:

Mantenha uma planilha ou agenda com as datas de vencimento de cada certidão.
Renove as certidões de validade mais curta, especialmente o CRF do FGTS (30 dias), próximo à data da sessão.
Verifique os requisitos de cada edital antes de emitir: alguns aceitam certidões positivas com efeito de negativas quando há parcelamento de débitos em vigor.
MEIs e empresas de pequeno porte têm prazo de 5 dias úteis para regularizar pendências após serem declaradas vencedoras, use esse prazo com planejamento, não de surpresa.

— Saiba mais: Como funcionam os Recursos Administrativos nas licitações

Importância

das certidões negativas nas licitações

As certidões negativas são a forma pela qual a administração pública garante que as empresas contratadas cumpram suas obrigações legais, tanto tributárias quanto trabalhistas. Do ponto de vista do licitante, elas representam o pré-requisito mínimo de credibilidade para participar do mercado público.

Manter todas as certidões em dia é uma exigência burocrática e também um indicador de saúde financeira e operacional da empresa. Organizações que participam de licitações com regularidade incorporam o controle de certidões à sua rotina de gestão, tratando os vencimentos com a mesma atenção que outras obrigações fiscais.

Conte com o Lance Fácil

São muitos documentos, prazos, projeções e outras tantas coisas que é preciso providenciar para participar de licitações. Para tornar a sua rotina descomplicada e a sua participação garantida em vários certames, conte com o Lance Fácil.

Dividido em módulos, o software busca licitações em todo o país, cadastra propostas no portal de compras, dá lances automaticamente nos pregões, acompanha as mensagens do pregoeiro e gera e envia documentação após a conclusão do pregão. A plataforma é integrada aos principais portais de licitação do Brasil.

Quer testar antes de contratar? O Lance Fácil oferece 7 dias de teste gratuito. Veja como suas chances de vencer pregões podem aumentar significativamente.

FAQ: Perguntas frequentes sobre certidão negativa para licitação

Quantas certidões negativas são exigidas em uma licitação?

Em geral, são exigidas cinco certidões principais: CND Federal (Receita + PGFN), CRF do FGTS, CNDT (trabalhista), certidão estadual e certidão municipal. Para licitações de grande vulto, acrescenta-se a certidão negativa de falência ou recuperação judicial. O edital específico sempre detalha exatamente quais documentos são exigidos, verifique antes de cada participação.

O que acontece se uma certidão estiver vencida no dia da sessão?

O licitante é inabilitado na fase de habilitação, mesmo que tenha apresentado o menor preço. Microempresas, EPPs e MEIs têm direito a um prazo de 5 dias úteis para regularizar a situação após serem declarados vencedores. Para os demais, a inabilitação é imediata e o processo segue para o próximo classificado.

Certidão positiva com efeito de negativa vale para licitação?

Sim. A certidão positiva com efeito de negativa é emitida quando o contribuinte tem débitos, mas eles estão com exigibilidade suspensa, por parcelamento, recurso administrativo ou medida judicial. Ela tem o mesmo valor legal que uma certidão negativa para fins de habilitação em licitações.

Como encontrar a certidão negativa municipal da minha empresa?

Acesse o site oficial da prefeitura do município onde sua empresa está registrada e procure pela seção de “Finanças”, “Fazenda” ou “Tributos”. A maioria das prefeituras de médio e grande porte disponibiliza a emissão online. Para municípios sem sistema digital, pode ser necessário solicitar presencialmente na Secretaria de Finanças.

Empresa em recuperação judicial pode participar de licitação?

Sim, desde que comprove que está cumprindo as obrigações do plano de recuperação. A Lei 14.133/2021 e a jurisprudência dos tribunais de contas têm reconhecido o direito de empresas em recuperação judicial participarem de licitações, desde que apresentem certidão emitida pelo juízo da recuperação atestando o cumprimento do plano e não tenham dívidas fiscais sem suspensão de exigibilidade.