CND do FGTS: o que é, para que serve e como emitir a certidão de regularidade para licitações

A CND do FGTS é um documento importante para empresas que participam de licitações públicas. Afinal, sem a Certidão Negativa de Débitos do FGTS, o fornecedor não consegue comprovar regularidade trabalhista e, consequentemente, pode ser inabilitado em processos regidos pela Lei nº 14.133/2021.

Ao longo deste artigo, você vai entender o que é a CND do FGTS, porque ela é exigida em licitações, como emitir o documento, quais cuidados tomar para evitar problemas na habilitação, entre outras informações importantes. Confira!

O que é CND do FGTS?

A CND do FGTS, conhecida também como Certidão Negativa de Débitos do FGTS, é um documento que comprova que a empresa cumpre suas obrigações relativas aos depósitos do FGTS dos empregados.

Ele é emitido pela Caixa Econômica Federal e tem validade jurídica em todo o território nacional.

Por que a Certidão Negativa do FGTS é exigida em licitações?

Segundo a Nova Lei de Licitações e Contratos (a Lei nº 14.133/2021), a regularidade trabalhista integra a fase de habilitação nas licitações. Dessa forma, o órgão público precisa garantir que o contratado cumpre suas obrigações legais básicas, reduzindo riscos trabalhistas e financeiros durante a execução do contrato.

Além disso, a exigência da CND do FGTS aparece de forma recorrente em editais de pregão eletrônico, concorrência e contratação direta, pois o documento protege o interesse público.

Afinal, empresas inadimplentes com encargos sociais podem enfrentar bloqueios, ações judiciais ou dificuldades operacionais que impactam diretamente a entrega do objeto contratado.

Portanto, manter a certidão válida não é só mera formalidade, trata-se de um requisito para quem deseja competir nos processos licitatórios.

O que é preciso para emitir a CND do FGTS?

Antes de iniciar a emissão, é essencial entender o que é preciso para emitir a certidão do FGTS negativa. O processo é simples, porém exige atenção a alguns pontos.

A empresa precisa estar regular quanto a:

• Depósitos mensais do FGTS;
• Declarações obrigatórias, como eSocial e GFIP;
• Parcelamentos ativos devidamente pagos, quando houver.

Além disso, é necessário ter em mãos o CNPJ ou, no caso de pessoa física equiparada, o CPF. O sistema da Caixa cruza automaticamente as informações declaradas com os pagamentos realizados.

Caso exista qualquer inconsistência, a certidão não será emitida. Por isso, antes de participar de uma licitação, o ideal é validar a situação cadastral e financeira da empresa com antecedência. Assim, evita-se a perda de prazos ou a inabilitação por pendências.

– Leia também: Documentos para licitação: saiba quais os necessários

Quem precisa emitir a CND do FGTS?

A emissão da Certidão Negativa de Débitos do FGTS é obrigatória para pessoas jurídicas que possuem empregados contratados pelo regime CLT.

Em outras palavras, sempre que a empresa mantém vínculo empregatício formal e, portanto, tem obrigação legal de recolher o FGTS, ela precisa comprovar essa regularidade por meio da certidão.

Isso inclui, por exemplo:

• Empresas privadas de qualquer porte, independentemente do faturamento ou do número de funcionários;
• Entidades públicas ou de economia mista que realizam contratações sob o regime celetista;
• Organizações que participam de licitações e firmam contratos administrativos com o poder público.

É importante destacar que, em situações específicas, como contratos de prestação de serviços terceirizados, a Administração Pública pode exigir que a empresa contratada apresente a CND do FGTS.

Nesse contexto, o documento funciona como uma garantia adicional de que a contratada cumpre corretamente suas obrigações trabalhistas junto aos seus funcionários.

Como emitir a CND do FGTS? Confira passo a passo

Emitir a CND do FGTS é um processo digital e gratuito. O passo a passo funciona da seguinte forma:

1. Acesse a Consulta de Regularidade do Empregador no site da Caixa Econômica;
2. Informe o CNPJ da empresa e o estado;
3. Valide os dados solicitados pelo sistema;
4. Gere e salve o documento em PDF.

O sistema realiza a verificação automática das informações e, caso esteja tudo regular, a certidão é emitida imediatamente. Caso contrário, o próprio portal aponta a existência de pendências.

Vale destacar que, em licitações, a certidão precisa estar válida na data da habilitação, conforme entendimento consolidado após a vigência da Lei nº 14.133/2021. Portanto, não basta ter emitido o documento anteriormente se ele estiver vencido no momento da análise.

Como atualizar a CND do FGTS quando há pendências?

Quando a certidão não é emitida, o primeiro passo é identificar a causa. Em geral, os motivos mais comuns são:

• Falta de recolhimento do FGTS;
• Erros em declarações acessórias;
• Parcelamentos em atraso.

Para atualizar, a empresa deve regularizar a pendência apontada. Após o pagamento ou correção da informação, o sistema costuma liberar a certidão em até poucos dias, dependendo do caso.

Entretanto, em situações mais complexas, como divergências cadastrais ou débitos antigos, pode ser necessário abrir um processo administrativo junto à Caixa.

Por isso, empresas que participam frequentemente de licitações devem adotar uma rotina de acompanhamento da regularidade fiscal e trabalhista.

– Leia também: Certidão de Regularidade Fiscal: o que é e como emiti-la?

Relação entre CND do FGTS e CNDT

Embora sejam documentos distintos, a Certidão de Regularidade do FGTS e a Certidão Negativa de Débitos Trabalhistas (CNDT) costumam ser exigidas conjuntamente nos editais.

Enquanto a CND do FGTS comprova a regularidade dos depósitos do fundo, a CNDT demonstra a inexistência de débitos decorrentes de condenações trabalhistas. Ambas reforçam o compromisso da empresa com a legislação de trabalho.

Na prática, falhar em qualquer uma delas pode levar à inabilitação, mesmo que a proposta seja vantajosa. Por isso, o controle documental se tornou um diferencial competitivo nas licitações públicas modernas.

Quais as implicações legais de não regularizar débitos antes de emitir a certidão FGTS?

Existem algumas implicações legais importantes para as empresas que não regularizam os débitos do FGTS antes de emitir a Certidão de Regularidade do FGTS (CRF).

1. Impedimento de participar em licitações

A certidão do FGTS é um documento obrigatório para que empresas participem de licitações públicas em qualquer esfera (federal, estadual ou municipal). Sem a certidão, a empresa fica impedida de concorrer a novos contratos.

2. Restrições em liberações de serviços

Além das licitações, a certidão também é necessária para a liberação de serviços para instituições públicas. Sem a comprovação de regularidade, a empresa terá dificuldades em obter autorizações e alvarás.

3. Dificuldades em obter empréstimos e financiamentos

A CRF também é exigida por instituições financeiras para a concessão de empréstimos e financiamentos. Empresas com débitos pendentes têm sua certidão negada, o que compromete a obtenção de crédito.

4. Inscrição em dívida ativa e execução fiscal

Caso o débito não seja regularizado, pode ser inscrito em dívida ativa e dar início a um processo de execução fiscal pela Procuradoria da Fazenda Nacional, o que traz consequências legais e financeiras para a empresa.

5. Multas e juros

O não recolhimento do FGTS no prazo acarreta em multas e juros sobre os valores devidos. Quanto mais demorar a regularização, maiores serão os encargos que a empresa terá que arcar.

FAQ: dúvidas frequentes

Reunimos a seguir as principais dúvidas sobre o documento. Confira!

Existe uma certidão que comprove a regularidade com o FGTS?

Sim. A certidão que comprova é a CND do FGTS, também chamada de Certidão Negativa de Débitos do FGTS, emitida pela Caixa Econômica Federal.

O que é CND do FGTS?

É um documento que comprova que a empresa cumpre corretamente suas obrigações relativas aos depósitos do Fundo de Garantia do Tempo de Serviço de seus empregados, tendo validade jurídica em todo o território nacional e sendo amplamente exigida em procedimentos de contratação pública.

Para que serve a Certidão de Regularidade do FGTS?

Serve para demonstrar que a empresa está adimplente com obrigações trabalhistas ligadas ao recolhimento do FGTS, sendo utilizada especialmente em licitações públicas, contratações administrativas, obtenção de crédito e outras situações em que seja necessário comprovar regularidade perante órgãos públicos e instituições financeiras.

A CND é obrigatória em toda licitação?

Sim. Ela é um documento exigido para comprovar que a empresa está em dia com suas obrigações trabalhistas relacionadas ao fundo e, por isso, costuma ser obrigatória na fase de habilitação das licitações públicas.

CND do FGTS de empresa sem funcionário: é possível emitir?

Sim, é possível emitir, desde que não existam débitos ou obrigações pendentes relacionadas ao fundo. Como a certidão comprova a regularidade do empregador perante o FGTS, empresas que não possuem empregados registrados podem obter o documento caso estejam com a situação cadastral regular e não tenham recolhimentos em aberto ou pendências junto à Caixa Econômica Federal.

CND do FGTS de MEI: é possível emitir?

Em regra, o MEI não precisa emitir a CND do FGTS porque não possui obrigação de recolher o fundo quando não tem empregados registrados. Entretanto, caso o microempreendedor individual contrate um funcionário, ele passa a ter a obrigação de recolher o FGTS e, consequentemente, poderá emitir a Certidão do FGTS para comprovar que está em dia com essa obrigação.

CND do FGTS de pessoa física: é possível emitir?

A certidão pode ser emitida também para pessoa física equiparada a empregador, desde que exista inscrição vinculada ao FGTS, como ocorre em alguns casos de empregadores domésticos ou responsáveis por vínculos trabalhistas. Nessas situações, a consulta e emissão podem ser feitas com o CPF ou com registros equivalentes utilizados no sistema para verificar se existem ou não pendências relacionadas ao fundo.

Como consultar a CND do FGTS?

A consulta da CND do FGTS pode ser feita no portal da Caixa Econômica Federal, por meio da área de Consulta de Regularidade do Empregador, onde o sistema cruza automaticamente as informações declaradas e os pagamentos realizados para verificar se a empresa está regular e apta à emissão da certidão.

Como emitir a CND do FGTS?

A emissão da CND do FGTS é digital e gratuita: basta acessar a Consulta de Regularidade do Empregador no site da Caixa Econômica Federal, informar o CNPJ da empresa e o estado, validar os dados solicitados e gerar o documento em PDF, que será disponibilizado imediatamente se não houver pendências.

Como atualizar a CND do FGTS?

Quando a certidão não é emitida, a atualização depende da regularização da pendência identificada, que pode envolver falta de recolhimento do FGTS, erros em declarações acessórias ou parcelamentos em atraso. Após a correção ou pagamento, o sistema costuma liberar a certidão em poucos dias, embora situações mais complexas possam exigir processo administrativo junto à Caixa.

Qual a validade da CND do FGTS?

O documento possui validade de 30 dias contados a partir da data de emissão. Após esse prazo, ele precisa ser renovado para continuar comprovando a regularidade da empresa, sendo recomendável acompanhar a data de vencimento para evitar problemas em processos de licitação, contratação com o poder público ou obtenção de crédito

A CND substitui a CNDT?

Não. A CND do FGTS e a CNDT são documentos distintos e normalmente exigidos em conjunto nos editais de licitação, já que a CND do FGTS comprova a regularidade dos depósitos do fundo, enquanto a CNDT demonstra a inexistência de débitos decorrentes de condenações trabalhistas.

– Leia também: Documento vencido em licitações públicas: o que fazer?

Considerações finais

Emitir e manter a Certidão Negativa de Débitos do FGTS válida é indispensável para empresas que participam de licitações públicas. Mais do que cumprir um requisito legal, a certidão demonstra organização e responsabilidade trabalhista.

Se a sua empresa quer evitar riscos de inabilitação e ganhar eficiência na gestão de documentos, contar com uma plataforma especializada faz toda a diferença.

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