Documentos para licitação: saiba quais os necessários

O processo licitatório é longo, por isso a apresentação correta dos documentos para licitação é fundamental para uma concorrência válida.

Muitas empresas ficam em dúvida sobre quais são necessários e muitas vezes perdem contrato por irregularidade nos documentos.

Portanto, elas devem estar atentas aos editais, porque neles vêm especificadas as exigências técnicas da Lei 8.666/93. Caso não seja cumprida tais exigências, mesmo com o melhor preço, não será o vencedor.

A documentação tem como função comprovar que a empresa cumpre todos os requisitos das fases de habilitação e está apta para exercer a atividade proposta pela licitação.

Com isso, dentro do processo licitatório, existem 5 fases: habilitação jurídica, regularidade fiscal, qualificação técnica, qualificação econômico-financeira e documentos complementares.

Então para facilitar para você, vamos explicar o que são essas fases e relacionar os documentos exigidos em cada uma. Continue a leitura e confira as seguintes informações:

• Documentos para licitação necessários na lei 8666/93
• Lista completa de documentos para licitação após a lei 14133/21
• Como armazenar documentos para licitação e garantir que estejam atualizados

Documentos para licitação necessários na lei 8666/93

1. Documentos de Habilitação Jurídica

Esta fase comprova tanto a existência e funcionamento da empresa, de seus sócios e de seus representantes quanto a capacidade de realização da atividade.

Os documentos necessários são:

• Registro Comercial já devidamente inscrito na Junta Comercial do seu estado – para empresas individuais;
• Inscrição do ato constitutivo, acompanhada de prova de diretoria em exercício – para Sociedade Civil;
• Decreto de Autorização que comprove o funcionamento no país – Empresas estrangeiras.

Demais empresas (ME, EPP, Ltda, e outras):

• Ato Constitutivo, ou seja, o Contrato Social ou Estatuto em vigor devidamente inscrito na Junta Comercial (é importante que seja o contrato social consolidado com todas as alterações, se houverem);
• Em caso de Sociedades Comerciais por ações, também deverá ser apresentado a ata de eleição de seus administradores.

2. Documentos de Regularidade Fiscal

A Regularidade fiscal tem por objetivo comprovar que a empresa está em dia com as taxas tributárias federais, estaduais e municipais. Além da seguridade social e do fundo de garantia.

Atenção! Estar regular não significa que você está com tudo quitado. E sim que a empresa está seguindo todas as exigências do art. 29 da Lei 8.666/93.

Os documentos necessários para licitação são:

• Inscrição no Cadastro de Pessoas Física ou no Cadastro Nacional de Pessoa Jurídica: o CPF ou o CNPJ serão solicitados. A confirmação do cadastro será feita através do documento Comprovante de Inscrição e Situação Cadastral. Você pode se cadastrar através no site da Receita Federal.
• Prova de Inscrição no cadastro de contribuintes, ICMS/ISS: Neste caso, pode ser que seja solicitada a inscrição estadual, contudo algumas empresas  são isentas. Portanto fique de olho nas exigências do edital. Você pode fazer a inscrição estadual na Secretaria de Estado da Fazenda e Planejamento.

3. Documentos de Qualificação técnica

Como o próprio nome diz, esta etapa comprova a capacidade técnica que a empresa tem em cumprir o objeto da licitação. A comprovação é através dos Atestados de Capacidade Técnica.

Diante disso, estes atestados devem ser emitidos por empresas privadas ou órgão público, então comprovando que a empresa requerente forneceu produtos ou prestou serviços a ela.

Atenção! Algumas licitações podem exigir que o Atestado de Capacidade Técnica seja registrado em um conselho profissional.

4. Documentos de Qualificação Econômico-financeira

Aqui você tem que apresentar documentos que provem que você tem condições econômicas de cumprir com o contrato, caso vença o processo. Os documentos exigidos para licitação estão previstos pela Lei 8.666/93:

• Balanço Patrimonial e comprovantes financeiros da última atividade – (empresas novas devem apresentar o Balanço de Abertura, fornecido pelo próprio contador);
• Certidão Negativa de Falência, de Concordata e de execução patrimonial – você consegue retirar no site do Tribunal de Justiça do estado
• Garantia da proposta – prevista pelo art. 31, pode ser de até 1% do valor do contrato a ser licitado. Às empresas não vencedoras a quantia é devolvida.
• Capital Social mínimo até o limite de 10% do valor total do contrato – mais comum em contrato de grandes valores
• Índices de Liquidez – indicado no edital

5. Documentos complementares

Estes documentos, na verdade, são duas declarações que a própria empresa pode fazer, contudo precisam ser assinadas pelo representante legal.

• Declaração de Superveniência de Fatos Impeditivos: deve constar a identificação da empresa, do representante legal e declarar que “a licitante, sob as penas da lei, declara que até a presente data, inexistem fatos supervenientes ou impeditivos para sua habilitação na licitação… ciente de declarar eventuais ocorrências posteriores.”;

• Declaração de Emprego de Menores: esta declaração deve ser feita sob modelo anexo à Lei Nº 9.854/99. Ela tem o objetivo de comprovar que em sua empresa nenhum menor de 18 anos trabalha no turno da noite, em condições insalubres ou perigosas. Além de que nenhum menor de 16 anos exerce nenhuma função, com exceção a menor aprendiz a partir de 14 anos.

Extra! Certificado digital

Na verdade, este certificado é importante para que você consiga fazer o cadastro no SICAF ou outros portais de compras governamentais.

É importante ratificar que ele deve ser feito em nome de pessoa física, sócio da empresa ou representante legal não-sócio registrado na Receita Federal.

Você pode retirar este documento no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Também devemos lembrar que estes documentos para licitação citados aqui são os mais exigidos para participar de licitações públicas.

Portanto, é imprescindível que o edital seja lido com muita atenção, porque outros documentos podem ser pedidos.

Lista completa de documentos para licitação após a lei 14133/21

A Lei 14133/21 alterou as licitações e pregões eletrônicos no Brasil. Até ela estar totalmente em vigor, no dia 2 de abril de 2023, os órgãos públicos poderão escolher entre a nova lei e a 8666/93 para abrirem os editais de leilão. Isso, claro, sem misturar os artigos de cada uma delas.

Na prática, isso bota 2 leis diferentes para reger o mesmo processo no país. Por isso, antes que fique com dúvidas, segue abaixo um guia dos principais documentos para licitação após a lei 14133.

Vale lembrar que alguns dos documentos se mantêm e são base para todas as categorias. Em outros casos, houveram mudanças no prazo para uso de certificações.

• Ato Constitutivo (contrato social, estatuto social ou requerimento de empresário) em vigor devidamente inscrito na Junta Comercial e todas as suas alterações;
• Procuração dos respectivos representantes nas licitações;
• Documentos dos Sócios;
• Documentos do Representante Legal.
• Prova de inscrição no Cadastro de Pessoas Física e Jurídica, ou CPF e CNPJ, expedidos pela Secretaria da Receita Federal;
• Prova de Inscrição no cadastro de contribuintes ICMS/ISS, com Inscrição Estadual ou Municipal, relativo ao domicílio ou sede do licitante, pertinente ao seu ramo de atividade e emitida pela Secretaria de Estado da Fazenda e Planejamento;
• Prova de Regularidade com a Fazenda Federal, com Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais emitida pela Receita Federal, com validade de 180 dias, ou pelo site de 30 dias;
• Prova de Regularidade com a Fazenda Estadual, emitida pela Secretaria da Fazenda Estadual, com validade de 90 dias;
• Prova de Regularidade com a Fazenda Municipal, emitida pela Secretaria de Estado Municipal da sua cidade;
• Prova de Regularidade com a Procuradoria da Fazenda Nacional, Certidão Quanto à Dívida Ativa da União, emitida pela Procuradoria da Fazenda Nacional com validade de 180 dias, ou 30 dias pelo site;
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhista (CNDT);
• Certidão negativa de débitos do FGTS, solicitada em qualquer agência da Caixa Econômica Federal ou por meio eletrônico no site da Caixa, com validade de 30 dias;
• Prova de Regularidade com a Seguridade Social, Certidão Negativa de Débitos – CND emitida pelo INSS ou pelo site, com validade de 60 dias;
• Atestado(s) de Capacidade Técnica Profissional, expedido por órgão governamental ou empresa privada, o qual em seu corpo venha discriminado de forma clara, contendo características, quantidades e descrição do material ou serviço prestado;
• Atestado(s) de Capacidade Técnica Operacional, expedido por órgão governamental ou empresa privada, o qual em seu corpo venha discriminado de forma clara, contendo características, quantidades e descrição do material ou serviço prestado;
• Inscrição na entidade profissional competente do profissional apresentado, detentor de atestado de responsabilidade técnica, quando for o caso;
• Registro em órgão regulamentador;
• Prova do atendimento de requisitos previstos em lei especial, quando for o caso;
• Declaração de que o licitante tomou conhecimento de todas as informações e das condições locais para o cumprimento das obrigações objeto da licitação.
• Balanço Patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício, ou balanço de abertura;
• Exigência de Certidão Negativa de Falência, Concordata e de execução patrimonial;
• Capital Social mínimo até o limite de 10% do valor total do contrato;
• Índices de Liquidez;
• Declaração de Superveniência de Fatos Impeditivos;
• Declaração de que cumpre as exigências de reserva de cargos para pessoa com deficiência e para reabilitado da Previdência Social, previstas em lei e em outras normas específicas;
• Declaração de Emprego de Menores
• Declaração sobre Trabalho Forçado e/ou Degradante;
• Declaração de Elaboração independente de Proposta;
• Declaração de Renúncia de Vistoria;
• Carta de Credenciamento.

Muitos documentos, certo? Pode ser difícil acompanhar todos eles e garantir que estejam sempre em dia. As dicas abaixo servem justamente para te ajudar a evitar problemas.

– Leia também: Documento vencido em licitações públicas: o que fazer?

Como armazenar documentos para licitação e garantir que estejam atualizados

Separe uma pasta e ponha todos os documentos em um só lugar, faça cópias dos originais e as mantenha separadas em outra pasta. Em seguida, digitalize tudo e faça ao menos 2 backups para garantir que não irá perder nenhuma informação.

Lembre-se de manter tudo em local seguro e dê acesso disponível apenas para pessoas de confiança. Esses dados são valiosos.

Por fim, caso queira garantir que os documentos enviados estejam sempre atualizados para participar das licitações e pregões eletrônicos, o ideal é usar uma ferramenta que faça o envio de toda a documentação por você e garanta maior assertividade no edital.

Caso queira saber como uma ferramenta dessas funciona, acesse o site do Lance Fácil.