Documentos para licitação: saiba quais os necessários

O processo licitatório é longo, por isso a apresentação correta dos documentos para licitação é fundamental para uma concorrência válida.

Muitas empresas ficam em dúvida sobre quais são necessários e muitas vezes perdem contrato por irregularidade nos documentos.

Portanto, elas devem estar atentas aos editais, porque neles vêm especificadas as exigências técnicas da Lei 14.133/21. Caso não seja cumprida tais exigências, mesmo com o melhor preço, não será o vencedor.

A documentação tem como função comprovar que a empresa cumpre todos os requisitos das fases de habilitação e está apta para exercer a atividade proposta pela licitação.

Com isso, dentro do processo licitatório, existem 5 fases: habilitação jurídica, regularidade fiscal, qualificação técnica, qualificação econômico-financeira e documentos complementares.

Então para facilitar para você, vamos explicar o que são essas fases e relacionar os documentos exigidos em cada uma. Continue a leitura e confira as seguintes informações:

• Lista completa de documentos para licitação após a lei 14133/21
• Como armazenar documentos para licitação e garantir que estejam atualizados

Lista completa de documentos para licitação após a lei 14133/21

A Lei 14133/21 alterou as licitações e pregões eletrônicos no Brasil. Por isso, antes que fique com dúvidas, segue abaixo um guia dos principais documentos para licitação após a lei 14.133.

Vale lembrar que alguns dos documentos se mantêm desde a última legislação (Lei 8666/93) e são base para todas as categorias. Em outros casos, houveram mudanças no prazo para uso de certificações.

• Ato Constitutivo (contrato social, estatuto social ou requerimento de empresário) em vigor devidamente inscrito na Junta Comercial e todas as suas alterações;
• Procuração dos respectivos representantes nas licitações;
• Documentos dos Sócios;
• Documentos do Representante Legal.
• Prova de inscrição no Cadastro de Pessoas Física e Jurídica, ou CPF e CNPJ, expedidos pela Secretaria da Receita Federal;
• Prova de Inscrição no cadastro de contribuintes ICMS/ISS, com Inscrição Estadual ou Municipal, relativo ao domicílio ou sede do licitante, pertinente ao seu ramo de atividade e emitida pela Secretaria de Estado da Fazenda e Planejamento;
• Prova de Regularidade com a Fazenda Federal, com Certidão Negativa de Débitos de Tributos e Contribuições Federais emitida pela Receita Federal, com validade de 180 dias, ou pelo site de 30 dias;
• Prova de Regularidade com a Fazenda Estadual, emitida pela Secretaria da Fazenda Estadual, com validade de 90 dias;
• Prova de Regularidade com a Fazenda Municipal, emitida pela Secretaria de Estado Municipal da sua cidade;
• Prova de Regularidade com a Procuradoria da Fazenda Nacional, Certidão Quanto à Dívida Ativa da União, emitida pela Procuradoria da Fazenda Nacional com validade de 180 dias, ou 30 dias pelo site;
• Certidão Negativa de Débitos Trabalhista (CNDT);
• Certidão Negativa de Débitos do FGTS, solicitada em qualquer agência da Caixa Econômica Federal ou por meio eletrônico no site da Caixa, com validade de 30 dias;
• Prova de Regularidade com a Seguridade Social, Certidão Negativa de Débitos – CND emitida pelo INSS ou pelo site, com validade de 60 dias;
• Atestado(s) de Capacidade Técnica Profissional, expedido por órgão governamental ou empresa privada, o qual em seu corpo venha discriminado de forma clara, contendo características, quantidades e descrição do material ou serviço prestado;
• Atestado(s) de Capacidade Técnica Operacional, expedido por órgão governamental ou empresa privada, o qual em seu corpo venha discriminado de forma clara, contendo características, quantidades e descrição do material ou serviço prestado;
• Inscrição na entidade profissional competente do profissional apresentado, detentor de atestado de responsabilidade técnica, quando for o caso;
• Registro em órgão regulamentador;
• Prova do atendimento de requisitos previstos em lei especial, quando for o caso;
• Declaração de que o licitante tomou conhecimento de todas as informações e das condições locais para o cumprimento das obrigações objeto da licitação.
• Balanço Patrimonial e demonstrações contábeis do último exercício, ou balanço de abertura;
• Exigência de Certidão Negativa de Falência, Concordata e de execução patrimonial;
• Capital Social mínimo até o limite de 10% do valor total do contrato;
• Índices de Liquidez;
• Declaração de Superveniência de Fatos Impeditivos;
• Declaração de que cumpre as exigências de reserva de cargos para pessoa com deficiência e para reabilitado da Previdência Social, previstas em lei e em outras normas específicas;
• Declaração de Emprego de Menores
• Declaração sobre Trabalho Forçado e/ou Degradante;
• Declaração de Elaboração independente de Proposta;
• Declaração de Renúncia de Vistoria;
• Carta de Credenciamento.

– Leia também: Documento vencido em licitações públicas: o que fazer?

Extra! Certificado digital

Na verdade, este certificado é importante para que você consiga fazer o cadastro no SICAF ou outros portais de compras governamentais.

É importante ratificar que ele deve ser feito em nome de pessoa física, sócio da empresa ou representante legal não-sócio registrado na Receita Federal.

Você pode retirar este documento no Instituto Nacional de Tecnologia da Informação.

Também devemos lembrar que estes documentos para licitação citados aqui são os mais exigidos para participar de licitações públicas.

Portanto, é imprescindível que o edital seja lido com muita atenção, porque outros documentos podem ser pedidos.

Muitos documentos, certo? Pode ser difícil acompanhar todos eles e garantir que estejam sempre em dia. As dicas abaixo servem justamente para te ajudar a evitar problemas.

Como armazenar documentos para licitação e garantir que estejam atualizados

Separe uma pasta e ponha todos os documentos em um só lugar, faça cópias dos originais e as mantenha separadas em outra pasta. Em seguida, digitalize tudo e faça ao menos 2 backups para garantir que não irá perder nenhuma informação.

Lembre-se de manter tudo em local seguro e dê acesso disponível apenas para pessoas de confiança. Esses dados são valiosos.

Por fim, caso queira garantir que os documentos enviados estejam sempre atualizados para participar das licitações e pregões eletrônicos, o ideal é usar uma ferramenta que faça o envio de toda a documentação por você e garanta maior assertividade no edital.

Caso queira saber como uma ferramenta dessas funciona, acesse o site do Lance Fácil.