DFD para licitação: o que é, importância, modelo e como preencher o documento

Para empresas que atuam como fornecedoras da Administração Pública, compreender os trâmites das compras governamentais é essencial. E um dos documentos mais relevantes nesse processo é o DFD para licitação.

Instituído como peça-chave pela Nova Lei de Licitações (Lei nº 14.133/2021), o DFD se tornou obrigatório em diversas fases da contratação pública. Seu uso impacta diretamente na organização, previsibilidade e legalidade das aquisições feitas.

Neste artigo, você vai entender o que é o DFD, quando ele é necessário, por que é importante, como preencher corretamente esse documento, entre outras informações. Confira!

O que é DFD?

DFD, sigla para Documento de Formalização de Demanda, é o instrumento utilizado para iniciar oficialmente um processo de contratação na esfera pública.

Seu objetivo é justificar a necessidade da aquisição, seja de bens, serviços ou obras, e garantir que essa demanda esteja alinhada ao planejamento da instituição pública.

Esse documento precisa conter dados essenciais como:

• Descrição da necessidade da contratação;
• Unidade requisitante;
• Estimativa de quantitativos;
• Justificativa da contratação;
• Referência ao planejamento estratégico da instituição (quando houver);
• Informações que permitam avaliação da economicidade e vantagens da contratação.

Ou seja, ele é o ponto de partida que dá forma e fundamento ao futuro edital. Sem o DFD, a licitação não se sustenta legalmente e seu conteúdo pode influenciar diretamente os critérios técnicos exigidos no edital e nos anexos.

Quando o DFD é necessário?

Desde a vigência da Lei 14.133/2021, o uso do DFD passou a ser obrigatório para a maioria das contratações públicas. Ele deve ser elaborado antes mesmo da fase de planejamento da contratação, pois seu conteúdo subsidia os estudos técnicos preliminares e o termo de referência.

A seguir, alguns cenários em que o documento de formalização de demanda é obrigatório:

1. Aquisições regulares de materiais de consumo ou equipamentos;
2. Contratação de serviços contínuos, como limpeza, vigilância ou manutenção;
3. Contratação de obras e serviços de engenharia;
4. Renovação de contratos com alterações significativas de escopo ou valores.

No entanto, o DFD não é exigido em casos de emergência ou calamidade pública, quando há risco iminente à segurança de pessoas ou bens e é necessária uma contratação direta. Ainda assim, mesmo nestas situações, recomenda-se a posterior formalização da justificativa.

Portanto, entender quando é necessário o DFD evita falhas processuais, atrasos e impugnações que podem prejudicar tanto a administração quanto os fornecedores interessados.

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Qual a importância do DFD para licitação?

O DFD em licitação vai além da burocracia: ele assegura o interesse público e a transparência dos gastos governamentais.

Do ponto de vista da empresa fornecedora, o DFD é essencial porque influencia diretamente no escopo e exigências do edital. Por isso, um DFD mal elaborado gera editais confusos, com critérios subjetivos ou incoerentes com a realidade da demanda. Isso afeta a qualidade das propostas, aumenta o risco de recursos e compromete a competitividade.

Além disso, o DFD cumpre exigências da Nova Lei de Licitações no que diz respeito à gestão por resultados, planejamento e integridade nas contratações públicas. O artigo 18 da Lei nº 14.133/2021 reforça que nenhuma licitação pode ser iniciada sem que exista motivação clara e formal da demanda.

Na prática, isso torna o DFD um instrumento estratégico de governança pública, que contribui para reduzir desperdícios, garantir economicidade e assegurar que cada compra atenda de fato a uma necessidade real.

Orientações para preenchimento do Documento de Formalização de Demanda

Um dos principais desafios na aplicação do DFD na Lei 14.133/21 é o correto preenchimento. A seguir, listamos alguns pontos que vão garantir clareza, objetividade e conformidade técnica.

1. Descrição clara da demanda

A descrição deve indicar o que será contratado, por quê e para qual finalidade. Por exemplo: “Contratação de serviço de manutenção preventiva e corretiva de ar-condicionado para assegurar o funcionamento adequado das unidades administrativas da instituição”.

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2. Justificativa da contratação com base em dados

Além disso, o documento deve conter histórico de contratações anteriores, indicadores de desempenho ou problemas enfrentados que motivam a nova contratação. Isso fortalece a argumentação e demonstra planejamento.

3. Demanda alinhada ao planejamento institucional

O DFD atende aos objetivos estratégicos do órgão público, como metas de melhoria de infraestrutura, digitalização de processos ou ampliação da capacidade de atendimento ao público.

4. Estimativa de quantitativos com critério técnico

Por fim, a estimativa de quantidades, que deve considerar o consumo histórico, projeções de demanda e sazonalidades. Erros nessa etapa podem comprometer o valor estimado e gerar ineficiência na contratação.

5. Modelo de documento de formalização de demanda

Embora não exista um modelo único nacional, muitos órgãos disponibilizam modelos padronizados, como os portais oficiais do governo, a UFSCar e o IFSP. Seguir essas referências ajuda a garantir padronização e evita omissões.

Modelo de DFD

Confira abaixo um modelo de DFD simples:

FAQ: principais dúvidas sobre o documento

Reunimos a seguir as principais dúvidas sobre o Documento de Formalização de Demanda. Confira!

Qual o significado da sigla DFD?

A sigla DFD significa Documento de Formalização de Demanda.

O que é DFD?

DFD é o instrumento utilizado para iniciar oficialmente um processo de contratação na Administração Pública, pois formaliza e justifica a necessidade de aquisição de bens, serviços ou obras, garantindo que a demanda esteja alinhada ao planejamento institucional e sirva de base para as etapas seguintes.

Para que serve o DFD?

O DFD serve para justificar e formalizar a demanda da Administração Pública antes da licitação, assegurando transparência, interesse público e conformidade com a Lei nº 14.133/2021, além de orientar o escopo e as exigências do edital.

O que vem primeiro, o ETP ou o DFD?

O DFD vem antes do ETP, porque deve ser elaborado previamente ao planejamento da contratação. Ele subsidia os Estudos Técnicos Preliminares, oferecendo a motivação clara e formal da demanda exigida para iniciar uma licitação.

O que precisa ter em um DFD?

Um DFD deve conter informações como a descrição da necessidade da contratação, a unidade requisitante, a estimativa de quantitativos, a justificativa da contratação, a referência ao planejamento estratégico da instituição e elementos que permitam avaliar a economicidade e as vantagens da contratação.

Como fazer um DFD?

Para elaborar um DFD, é importante descrever a demanda com clareza (o que será contratado, por quê e para qual finalidade), justificar a contratação com base em dados (como histórico, indicadores ou problemas enfrentados), demonstrar alinhamento ao planejamento institucional, estimar quantitativos com critério técnico  e, quando possível, usar modelos padronizados de referências para garantir padronização e evitar omissões.

Quem aprova o DFD?

O DFD é aprovado pela autoridade competente do órgão ou entidade pública requisitante.

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O DFD é o alicerce das boas licitações

Como vimos, o DFD para licitação é, mais do que uma exigência legal, uma peça essencial para garantir a qualidade, a eficiência e a legalidade das contratações públicas.

Por isso, conhecer o DFD ajuda a entender o contexto da licitação, antecipar exigências técnicas e montar propostas mais competitivas.

Ao compreender o que é, quando usar, por que é importante e como preencher o Documento de Formalização de Demanda, sua empresa se posiciona com mais segurança e estratégia no mercado de compras públicas.

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