Qual a importância do Termo de Referência e de seu correto processamento?

O Termo de Referência é um documento importantíssimo que integrada o edital de licitação da modalidade pregão. É ele que fundamenta a fase interna da licitação e serve como base para a condução de todo o certame de forma correta. 

Veja a seguir o que estabelece o Termo de Referência e a sua importância. 

Diferença entre Termo de Referência e Projeto Básico 

O Termo de Referência e o Projeto Básico possuem a mesma finalidade. A diferença é que o Projeto Básico integra as modalidades licitatórias: convite, tomada de preços, concorrência, concurso e leilão. Enquanto isso, o Termo de Referência é utilizado exclusivamente no pregão, seja ele pregão presencial ou pregão eletrônico. 

Dessa forma, ambos servem para definir formalmente e de maneira clara o objeto da contratação para que todo o certame possa ser conduzido de maneira transparente e coerente. 

Definição do Termo de Referência

Decreto nº. 3.555/2000 

“Art. 8º – A fase preparatória do pregão observará as seguintes regras:

(…)

II – o termo de referência é o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar a avaliação do custo pela Administração, diante de orçamento detalhado, considerando os preços praticados no mercado, a definição dos métodos, a estratégia de suprimento e o prazo de execução do contrato;

III – a autoridade competente ou, por delegação de competência, o ordenador de despesa ou, ainda, o agente encarregado da compra no âmbito da Administração, deverá:

1. a) definir o objeto do certame e o seu valor estimado em planilhas, de forma clara, concisa e objetiva, de acordo com termo de referência elaborado pelo requisitante, em conjunto com a área de compras, obedecidas as especificações praticadas no mercado;”

Para pregão eletrônico o Decreto nº. 5.450/2005 (§ 2º, artigo 9º) estabelece: 

“O termo de referência é o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar avaliação do custo pela administração diante de orçamento detalhado, definição dos métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva.”

Implicações de seu indevido processamento 

O termo de referência é o documento base para o edital de licitação e, posteriormente, para que o pregão seja conduzido de maneira correta. Então, é uma peça-chave para a etapa preparatória e, mais ainda, determinante para o sucesso de toda a licitação. 

Quando há algum erro, requisitos mal elaborados ou omissões o certame pode ser direcionado, levando a sua anulação, revogação ou repetição, ou ainda, isso pode resultar em uma contratação que não atende adequadamente às necessidades da Administração Públicas. 

Leia também: Impugnação do edital no pregão eletrônico: como e por que acontece?

O que consta no termo de referência? 

• Definição do objeto; 
• Justificativa; 
• Pesquisa de preços; 
• Dotação orçamentária; 
• Condições de habilitação;
• Forma de apresentação das propostas;
• Prazo de entrega e forma de pagamento;
• Condição de recebimento do objeto;
• Fiscalização;
• Obrigações da contratante e da contratada;
• Sanções Administrativas;
• Garantia contratual;
• Amostras (dependendo do objeto que será contratado);
• Data, local e assinatura.

Importância do Termo de Referência 

Quando se trata de licitações é normal que os licitantes entendam o edital como o documento mais importante de todo o processo licitatório. No entanto, o Termo de Referência, ou no caso de outras modalidades licitatórias, o Projeto Básico, é o grande responsável por todas as definições técnicas e metodológicas para a condução do certame e, até mesmo, para as definições do contrato. 

Por isso, é tão importante que a elaboração do Termo de Referência seja baseada em estudos técnicos para determinação clara e objetiva do objeto de licitação e seus impactos quanto à contratação e à execução. 

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