Encargos sociais na licitação: o que são e como calcular no preço da proposta

Os encargos sociais são, na prática, o item que mais destrói margem de lucro em contrato público. O salário aparece na planilha de custos com clareza, enquanto INSS, FGTS, férias, 13º e rescisão entram depois, quase sempre por um percentual copiado de outro edital.

Quando esse percentual está errado, o problema não aparece no pregão. Ele aparece no terceiro ou quarto mês de execução, quando a folha chega maior do que o previsto e a margem some.

Neste artigo vamos mostrar o que são os encargos sociais na licitação, como calcular cada bloco dentro da planilha de custos e quais erros levam à desclassificação por preço inexequível. 

Resumo executivo

• Encargos sociais são os custos obrigatórios que incidem sobre a folha de pagamento: INSS patronal, FGTS, RAT, contribuições a terceiros, 13º, férias e rescisão.
• No modelo de planilha usado pelo governo federal, o bloco de encargos previdenciários e FGTS soma 36,80% sobre a remuneração quando o RAT é de 3%.
• Somando provisões de 13º, férias e rescisão, o custo de um funcionário para licitação costuma ficar entre 70% e 80% acima do salário-base em serviços com dedicação exclusiva de mão de obra.
• Em obras, as tabelas do SINAPI trabalham com percentuais maiores: perto de 113% para horistas e 70% para mensalistas na versão sem desoneração.
• Encargos sociais incidem sobre salário. Tributos como PIS, Cofins e ISS incidem sobre faturamento e entram em outro ponto da planilha, dentro do BDI.
• Propostas abaixo de 75% do valor orçado em obras e serviços de engenharia são presumidas inexequíveis pelo art. 59, § 4º, da Lei 14.133/2021.

 

O que são encargos sociais?

Encargos sociais são os custos obrigatórios que toda empresa paga por ter um funcionário contratado, além do salário combinado com ele. São obrigações definidas em lei, não negociáveis, que incidem sobre a folha de pagamento.

A base legal principal está na Lei nº 8.212/1991, que trata das contribuições previdenciárias, e na Lei nº 8.036/1990, que institui o FGTS. A CLT e a convenção coletiva da categoria completam o pacote com férias, 13º salário e benefícios.

No modelo de planilha de custos usado pela administração federal, o bloco de encargos previdenciários e FGTS tem a seguinte composição:

Rubrica	Alíquota	Observação
INSS (cota patronal)	20,00%	Art. 22, I, da Lei nº 8.212/1991
RAT (Riscos Ambientais do Trabalho)	1,00% a 3,00%	Varia conforme o grau de risco da atividade (CNAE)
Salário-educação	2,50%	Contribuição a terceiros
SESI ou SESC	1,50%	Varia conforme o enquadramento sindical
SENAI ou SENAC	1,00%	Varia conforme o enquadramento sindical
INCRA	0,20%	Contribuição a terceiros
FGTS	8,00%	Depósito mensal na conta vinculada
Total	34,80% a 36,80%	A faixa depende da alíquota do RAT

 

Repare que o total mais citado nos editais, 36,80%, pressupõe RAT de 3%. Empresas de atividade menos arriscada trabalham com 34,80% ou 35,80%, e a diferença de dois pontos percentuais pesa quando o contrato envolve dezenas de postos.

Esse percentual, porém, cobre apenas o primeiro bloco. Férias, 13º, aviso prévio e multa do FGTS entram em outros blocos da planilha, como mostra a próxima seção.

Por que os encargos precisam entrar na planilha de custos

Em contratações de serviços com dedicação exclusiva de mão de obra, modelo comum na terceirização de serviços, o edital costuma exigir a planilha de custos e formação de preços como anexo obrigatório da proposta. Ou seja, a empresa não entrega apenas um preço, ela entrega a memória de cálculo desse preço.

Essa planilha tem três funções práticas:

1. Ela organiza o seu próprio custo e evita o lance no escuro. 
2. Ela é o documento que o pregoeiro analisa quando abre diligência sobre exequibilidade. 
3. Ela vira referência para pedidos futuros de reajuste e repactuação, quando a convenção coletiva reajusta o piso da categoria.

Por isso, uma linha de encargo esquecida hoje pode significar um custo que ninguém vai reembolsar depois.

Como calcular os encargos sociais na proposta de licitação

O cálculo segue sempre a mesma lógica: parte-se da remuneração e aplicam-se blocos sucessivos de custo sobre ela. O modelo de planilha da Instrução Normativa SEGES nº 5/2017, ainda usado como referência por boa parte dos órgãos, organiza isso em seis módulos.

1. Módulo 1: Composição da remuneração. Salário-base, adicionais de insalubridade ou periculosidade, hora extra habitual e adicional noturno.
2. Módulo 2: Encargos e benefícios anuais, mensais e diários. Reúne o 13º salário, férias e o adicional de um terço, o bloco previdenciário e FGTS de 36,80% e os benefícios da convenção coletiva.
3. Módulo 3: Provisão para rescisão. Aviso prévio indenizado e trabalhado, multa de 40% do FGTS e os encargos que incidem sobre essas verbas.
4. Módulo 4: Custo de reposição do profissional ausente. Cobre férias, licenças e faltas legais, quando o edital exige substituto no posto.
5. Módulo 5: Insumos diversos. Uniformes, equipamentos, materiais e EPIs.
6. Módulo 6: Custos indiretos, tributos e lucro. É aqui que entram despesas administrativas, tributos sobre o faturamento e a margem.

Percentual médio de encargos sobre o salário-base

Um exemplo deixa o efeito visível. Considere um posto de trabalho com salário-base de R$ 2.500,00, RAT de 3% e convenção coletiva sem benefícios extras:

Item	Base de cálculo	Valor
Salário-base	—	R$ 2.500,00
13º salário (1/12)	8,33% do salário	R$ 208,25
Férias + 1/3 (provisão mensal)	11,11% do salário	R$ 277,75
Encargos previdenciários e FGTS	36,80% do salário	R$ 920,00
Incidência de 36,80% sobre 13º e férias	36,80% de R$ 486,00	R$ 178,85
Provisão para rescisão (estimativa)	4,5% do salário	R$ 112,50
Custo mensal do posto	—	R$ 4.197,35

 

Nesse cenário, os encargos somam cerca de 68% sobre o salário-base. Com benefícios de convenção, substituição de ausências e uniformes, o custo de um funcionário para licitação costuma chegar perto de 80% acima do salário contratado.

Em obras e serviços de engenharia, a referência muda. As tabelas de encargos sociais do SINAPI, publicadas mensalmente pela Caixa, trabalham com totais próximos de 113% para o trabalhador horista e 70% para o mensalista na versão sem desoneração. O percentual é maior porque o horista recebe por hora efetivamente trabalhada, e feriados, chuvas e repouso semanal precisam ser diluídos no encargo.

Encargos sobre a folha de pagamento x BDI

Essa é a confusão mais cara da planilha. Os dois conceitos aumentam o preço final, mas incidem sobre bases diferentes e em momentos diferentes do cálculo. Se você ainda tem dúvida sobre a composição do segundo, vale revisar o que é BDI na licitação de obras públicas.

Critério	Encargos sociais	BDI
Base de incidência	Folha de pagamento	Custo direto total da obra ou serviço
O que cobre	INSS, FGTS, RAT, terceiros, férias, 13º, rescisão	Administração central, lucro, despesas financeiras, riscos e tributos sobre faturamento
Onde aparece	Módulos de remuneração e encargos	Módulo de custos indiretos, tributos e lucro
Natureza	Obrigação trabalhista e previdenciária	Composição de margem e despesa indireta

 

Na ordem correta, primeiro você fecha o custo direto, com mão de obra, encargos e insumos. Só depois aplica o BDI sobre esse valor. Aplicar encargo dentro do BDI, ou tributo dentro dos encargos, gera dupla contagem e desarruma a proposta inteira.

Erros comuns ao calcular encargos sociais

Os erros abaixo aparecem com frequência em propostas desclassificadas e em contratos que viram prejuízo. Vale conferir cada um antes de enviar a próxima planilha.

1. Esquecer benefícios obrigatórios da convenção coletiva

A convenção coletiva da categoria tem força de lei para as empresas enquadradas nela. Além do piso salarial, ela costuma prever vale-refeição, cesta básica, auxílio-creche, plano de saúde, seguro de vida e adicionais específicos.

Esses itens não são opcionais. Inclusive, alguns deles, dependendo da forma de pagamento, integram o salário de contribuição e puxam os encargos previdenciários para cima.

Antes de precificar, baixe a convenção vigente da categoria no município onde o serviço será executado. Convenções de cidades vizinhas podem trazer pisos e benefícios bem diferentes.

2. Confundir encargos sociais com tributos sobre o faturamento

Encargos sociais incidem sobre a folha. PIS, Cofins, ISS, IRPJ e CSLL incidem sobre a receita ou sobre o lucro. São naturezas distintas e ocupam linhas distintas da planilha.

Quando o licitante joga os tributos dentro dos encargos, o percentual estoura e a proposta perde competitividade. Quando esquece de incluí-los no módulo de custos indiretos, a empresa vence e depois descobre que o preço não paga o imposto.

3. Ignorar a reoneração gradual da folha

Este ponto mudou e continua mudando. A Lei nº 14.973/2024 encerrou a desoneração da folha de forma escalonada para os 17 setores beneficiados, entre eles TI, construção civil, transporte e call center.

Ano	Contribuição sobre a folha	Parcela da CPRB sobre a receita bruta
2024	Isenção na parcela desonerada	100% da alíquota original
2025	5%	80%
2026	10%	60%
2027	15%	40%
2028	20% (regra geral)	Extinta

 

Na prática, quem é de setor desonerado precisa refazer a planilha a cada janeiro. Uma proposta montada com a alíquota de 2025 e executada em 2026 nasce com cinco pontos percentuais de custo a menos do que o real.

4. Repetir rubricas que já foram extintas

Muitas planilhas em circulação ainda trazem a contribuição social de 10% sobre o saldo do FGTS na dispensa sem justa causa. Essa contribuição foi extinta em janeiro de 2020 pela Lei nº 13.932/2019, e permanece apenas a multa rescisória de 40%.

Manter a rubrica antiga infla o custo de rescisão e deixa a proposta mais cara do que a do concorrente que atualizou a conta.

5. Usar o RAT sem considerar o FAP

O RAT varia de 1% a 3% conforme o grau de risco da atividade principal da empresa. Esse percentual, porém, é multiplicado pelo FAP, o Fator Acidentário de Prevenção, que vai de 0,5 a 2,0 conforme o histórico de acidentes e afastamentos.

Uma empresa com bom histórico pode recolher RAT ajustado de 1,5% em vez de 3%. Outra, com índice ruim, pode chegar a 6%. Consultar o FAP vigente no portal do governo antes de montar a planilha evita erro nos dois sentidos.

6. Copiar a planilha estimativa do próprio edital

A planilha anexada pelo órgão é uma estimativa, construída com parâmetros médios e ligada ao preço estimado e ao preço máximo da contratação. Ela não considera a convenção coletiva da sua empresa, o seu FAP, o seu regime tributário nem a sua estrutura de reposição de ausências.

Os editais costumam deixar explícito que a composição do preço é responsabilidade exclusiva do licitante. Portanto, use o anexo como referência de formato, nunca como fonte de percentuais.

O impacto dos encargos sociais no preço final e na competitividade

Um erro de três pontos percentuais no cálculo dos encargos parece pequeno na planilha. Em um contrato de trinta postos por doze meses, porém, esse erro vira centenas de milhares de reais.

Como calcular errado pode levar a preço inexequível

Proposta inexequível é aquela cujo valor não cobre os custos de execução. A Lei nº 14.133/2021 trata do tema no art. 59 e traz um parâmetro objetivo para obras e serviços de engenharia: propostas abaixo de 75% do valor orçado pela administração são consideradas inexequíveis.

A jurisprudência do TCU e a prática dos tribunais tratam esse limite como presunção relativa. Ou seja, a empresa tem direito de comprovar que consegue executar pelo preço ofertado antes de qualquer desclassificação.

É exatamente nesse momento que a planilha de custos decide o resultado. Se os encargos estiverem subdimensionados, a memória de cálculo não se sustenta e a desclassificação vem. Se estiverem corretos e documentados, a empresa responde à diligência com números verificáveis.

Vale lembrar ainda o § 5º do mesmo artigo: em obras e serviços de engenharia, propostas abaixo de 85% do valor orçado exigem garantia adicional do vencedor, equivalente à diferença entre os dois valores. Nesse ponto, entender como funciona o seguro-garantia para licitação ajuda a dimensionar o impacto no caixa.

Como usar o cálculo correto para precificar sem perder margem

O raciocínio precisa ser invertido. Em vez de partir do preço do concorrente e tentar caber nele, parta do seu custo real e descubra até onde você pode descer.

• Defina o piso da sua empresa. Some remuneração, encargos, benefícios, insumos e custos indiretos. Esse valor é o limite abaixo do qual o lance deixa de fazer sentido.
• Separe margem de folga de negociação. Saber que o lucro cai de 12% para 7% em determinado lance é diferente de descobrir, depois, que ele ficou negativo.
• Trabalhe com dois ou três cenários de RAT e FAP. Isso mostra rapidamente quanto espaço a empresa ganha ao melhorar seus indicadores de segurança do trabalho.
• Guarde a memória de cálculo de cada proposta. Ela serve para a diligência, para os recursos em licitação e para o pedido de repactuação quando a convenção reajustar o piso.
• Revise a planilha a cada CCT nova. Em contratos de serviço contínuo com dedicação exclusiva, o reajuste do piso abre caminho para o reequilíbrio econômico-financeiro previsto na Lei nº 14.133/2021.

Empresas que dominam esse cálculo não vencem por serem as mais baratas. Elas vencem porque sabem exatamente onde parar, enquanto o concorrente desce no escuro e depois abandona o contrato.

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Perguntas frequentes sobre encargos sociais

Encargos sociais e encargos trabalhistas são a mesma coisa? 

Não. Encargos sociais são as contribuições recolhidas ao governo, como INSS, FGTS, RAT e terceiros. Encargos trabalhistas são verbas pagas ao próprio empregado, como férias, 13º e aviso prévio. Na planilha, os dois grupos aparecem lado a lado e por isso costumam ser tratados em bloco.

Empresa do Simples Nacional calcula os encargos de forma diferente? 

Sim. Nos anexos I, II, III e V, a contribuição previdenciária patronal já está incluída no DAS, e a planilha não repete os 20% de INSS. No anexo IV, que abrange serviços como limpeza e vigilância, a empresa recolhe a cota patronal à parte e precisa lançá-la normalmente.

O órgão pode exigir um percentual mínimo de encargos sociais na planilha? 

Não. O entendimento consolidado no TCU é que a administração não pode fixar percentuais mínimos de encargos, porque isso restringe a competitividade. Cabe ao licitante demonstrar a exequibilidade dos percentuais que adotou.

Encargos sociais incidem sobre vale-transporte e vale-refeição? 

Como regra, não. O vale-transporte pago conforme a legislação e o vale-refeição concedido dentro do PAT ou previsto em convenção coletiva não integram o salário de contribuição. Pagamentos em dinheiro, fora dessas regras, podem passar a integrar.

Aprendizes e estagiários entram no cálculo dos encargos? 

De forma distinta. Para o jovem aprendiz, a alíquota de FGTS é de 2%, e não de 8%. Para o estagiário, não há vínculo empregatício e, portanto, não há encargos previdenciários nem FGTS, apenas bolsa, auxílio-transporte e seguro contra acidentes.

Dá para corrigir a planilha depois de enviar a proposta? 

Parcialmente. A Lei nº 14.133/2021 permite diligência para sanar erro formal em licitação ou corrigir a composição do preço, desde que o valor total da proposta não aumente. Erro de cálculo que exija elevação do preço leva à desclassificação.

Onde consultar percentuais oficiais de encargos para obras? 

Nas tabelas de encargos sociais do SINAPI, publicadas mensalmente pela Caixa por estado, em versões com e sem desoneração. Elas trazem a composição completa dos grupos A, B, C e D para horistas e mensalistas.