Planilha de custos e formação de preços: como montar a sua para licitações

A planilha de custos e formação de preços é o documento que sustenta o valor ofertado no pregão e que o órgão vai usar para decidir se aquele preço é executável. Uma planilha mal montada pode derrubar propostas vencedoras com frequência, mesmo quando a empresa tinha condições reais de cumprir o contrato.

Neste artigo você vai entender o que é a planilha de composição de custos em licitação, quais itens ela precisa conter, como montá-la linha por linha seguindo o modelo do edital e quais erros costumam reprovar o documento na fase de julgamento. No fim, você também vai ver como usar a planilha junto com o cálculo de margem de lucro para disputar sem comprometer o caixa.

Principais conclusões do artigo

• A planilha de custos e formação de preços existe para provar o seu preço, e não para cumprir formalidade. Ela é analisada linha por linha.
• A exigência se concentra em serviços contínuos com dedicação exclusiva de mão de obra. Em compras de bens, raramente aparece.
• O modelo do Anexo VII-D da IN SEGES nº 5/2017 organiza a composição em seis módulos, e seguir essa estrutura evita questionamento desnecessário.
• A convenção coletiva vigente é o documento que ancora salário, adicionais e benefícios. Começar pela CCT errada compromete todos os módulos seguintes.
• IRPJ e CSLL ficam fora da planilha. Tributos sobre o faturamento e lucro devem ser calculados por dentro, não somados por fora.
• Erro de preenchimento costuma ser corrigível, desde que o ajuste não aumente o preço ofertado. Preço que não cobre custo obrigatório, não.
• Rodar a planilha junto com o cálculo de margem antes da sessão transforma o lance em decisão, e não em aposta.

O que é a planilha de custos e formação de preços?

A planilha de custos e formação de preços é o documento que detalha todos os componentes de custo que incidem na formação do preço da sua proposta. A definição vem do Anexo I da Instrução Normativa SEGES nº 5/2017, que é a referência usada pela Administração Pública federal e copiada por boa parte dos estados e municípios.

Na prática, ela funciona como a memória de cálculo da proposta. Cada linha mostra um custo, como salário, encargo, vale-transporte, uniforme, tributo, lucro. A soma dessas linhas precisa resultar exatamente no valor que você ofertou na disputa.

Quando o edital exige a planilha

A exigência aparece com mais força em contratações de serviços contínuos com regime de dedicação exclusiva de mão de obra, definidos no art. 6º, XVI, da Lei 14.133/2021. São os casos em que a equipe trabalha dedicada àquele contrato e não é compartilhada com outros clientes.

Entram nessa categoria serviços como:

• limpeza e conservação predial;

• vigilância e portaria;

• recepção e apoio administrativo;

• manutenção predial com equipe fixa;

• motoristas e serviços de transporte com posto definido.

Nesses contratos, a mão de obra é o custo principal. Por isso, a Administração precisa enxergar a composição inteira antes de aceitar o preço. A IN SEGES nº 65/2021, que trata da pesquisa de preços, remete justamente à IN nº 5/2017 quando a contratação envolve dedicação exclusiva.

Vale registrar ainda que a Lei 14.133/2021 não obriga planilha analítica em toda e qualquer contratação. Em pregões de fornecimento de bens, por exemplo, o edital normalmente pede apenas a proposta com preço unitário e marca. Já em licitação de obras públicas, o equivalente é a planilha orçamentária com composição de custos unitários e BDI destacado.

Planilha de custos x proposta comercial: não são a mesma coisa

Essa distinção costuma gerar retrabalho e até desclassificação, então vale separar bem os dois documentos.

A proposta comercial é o documento formal da oferta. Ela traz a identificação da empresa, a descrição do objeto, o prazo de execução, a validade da proposta, as condições de pagamento e o preço final. É o documento que vincula a empresa ao que foi ofertado.

A planilha de custos vem como anexo e tem outra função. Ela não oferta nada, apenas demonstra como aquele preço foi construído. Em resumo, a proposta diz quanto; a planilha mostra como você chegou lá.

Essa diferença tem efeito prático em três momentos:

1. Na fase de aceitação, quando o pregoeiro usa a planilha para aferir a exequibilidade, conforme o art. 59, § 2º, da Lei 14.133/2021. 
2. durante a execução, quando a planilha vira a base de qualquer pedido de reajuste de preços. 
3. em eventual pedido de equilíbrio econômico-financeiro, já que o órgão vai comparar a planilha original com a nova composição apresentada.

Ou seja, a planilha não acaba quando o contrato é assinado. Ela acompanha o contrato até o fim.

Quais itens compõem a planilha

O modelo oficial do Anexo VII-D da IN SEGES nº 5/2017 divide a composição em seis módulos. Essa estrutura é o padrão da maioria dos editais de serviço, então vale conhecê-la de cor.

Módulo	O que entra	Onde a maioria erra
1. Composição da remuneração	Salário-base, adicionais de insalubridade, periculosidade e noturno, hora extra habitual	Usar salário abaixo do piso da convenção coletiva da categoria
2. Encargos e benefícios anuais, mensais e diários	13º, férias e adicional de férias; encargos previdenciários, FGTS e demais contribuições; vale-transporte, vale-alimentação, plano de saúde	Repetir percentuais de outro edital sem conferir a CCT vigente
3. Provisão para rescisão	Aviso prévio trabalhado e indenizado, multa do FGTS, incidências sobre o aviso	Zerar a provisão para “ganhar” preço
4. Custo de reposição do profissional ausente	Férias, ausências legais, licença-paternidade, afastamento por acidente, substituição na intrajornada	Ignorar o módulo em contratos que exigem cobertura integral do posto
5. Insumos diversos	Uniformes, EPIs, materiais, equipamentos, manutenção	Lançar valor global sem memória de cálculo por item
6. Custos indiretos, tributos e lucro (CITL)	Despesas administrativas, tributos sobre o faturamento e margem de lucro	Incluir IRPJ e CSLL, que não podem entrar na planilha

Custos diretos: o que o contrato consome

Custos diretos são aqueles que existem por causa daquele contrato. Se o contrato acaba, o custo some junto. Na planilha de serviços, eles ocupam os módulos 1 a 5.

O ponto mais sensível aqui é a convenção coletiva de trabalho. O salário, os adicionais e boa parte dos benefícios saem da CCT da categoria na região de execução. Por isso, antes de abrir a planilha, localize a convenção vigente e a data-base. Montar a composição com a CCT do ano anterior é um erro que aparece direto em diligência.

O Submódulo 2.2 concentra os encargos previdenciários e o FGTS. Na maior parte dos contratos sob o regime do Lucro Presumido ou Lucro Real, o somatório fica na casa dos 36%, considerando INSS, FGTS, salário-educação, RAT ajustado pelo FAP, INCRA e contribuições ao Sistema S. O percentual exato depende do CNAE e do FAP da sua empresa, então vale puxar o número real em vez de copiar a média de mercado.

Custos indiretos, tributos e lucro: o módulo 6

O módulo 6 é curto, mas é onde a proposta se define. Ele reúne três coisas diferentes:

1. Custos indiretos. Estrutura que sustenta o contrato sem ser exclusiva dele: administração central, contabilidade, supervisão, aluguel do escritório, sistemas. Normalmente entra como percentual sobre o custo total dos módulos anteriores.
2. Tributos sobre o faturamento. ISS, PIS e COFINS, de acordo com o seu regime tributário e com o município de execução do serviço. Empresas do Simples Nacional aplicam a alíquota efetiva da faixa, e não a nominal da tabela.
3. Lucro. A margem que sobra para a empresa depois de tudo.

Uma regra do modelo SEGES derruba muita planilha: IRPJ e CSLL não devem integrar o cálculo dos módulos nem o valor global da proposta. O entendimento é que esses tributos incidem sobre o lucro da empresa, e não sobre a execução do contrato. Repassá-los ao órgão é tratar tributo personalíssimo como custo contratual. Quando aparece na planilha, o pregoeiro tende a abrir diligência ou desclassificar.

E o BDI, entra onde?

Em serviços, a função do BDI é cumprida pelo módulo 6. Em obras e serviços de engenharia, no entanto, o BDI aparece destacado sobre a planilha orçamentária, somando despesas indiretas, tributos, risco, lucro e, quando couber, administração local.

As faixas aceitáveis de BDI são balizadas pelo Acórdão 2.622/2013 do TCU, que estabeleceu percentuais de referência por tipo de obra. Se o seu BDI ficar muito acima da faixa, o órgão questiona o preço; se ficar muito abaixo, você provavelmente está financiando a obra do próprio bolso. Para entender a composição em detalhe, veja o artigo sobre o que é BDI na licitação de obras públicas.

Passo a passo para montar a planilha

Montar uma planilha para precificação de proposta não é trabalho de última hora. Quem deixa para preencher depois do lance costuma errar, porque o prazo dado pelo sistema costuma ser curto.

Veja a seguir como estruturar linha por linha seguindo o modelo do edital:

1. Baixe o modelo do próprio edital e não altere a estrutura

O anexo do edital é a versão que o órgão vai analisar. Não renomeie módulos, não exclua linhas que você considera desnecessárias e não acrescente abas novas. Se algum item não se aplica, zere com uma nota explicando o motivo. A regra do princípio da vinculação ao edital vale também para o formato dos anexos.

2. Confirme a CCT, a data-base e o local de execução

O termo de referência indica a categoria profissional, a jornada, a quantidade de postos e o município. Esses dados definem salário, adicionais, tributos municipais e até o valor do vale-transporte.

3. Preencha o Módulo 1 com a remuneração completa

Salário-base conforme a CCT, mais adicionais previstos no termo de referência. Se o posto é noturno ou insalubre, o adicional entra aqui, não no módulo de benefícios.

4. Avance pelos Módulos 2, 3 e 4 na ordem

Eles são encadeados: provisões e reposição de ausências calculam percentuais sobre o que foi lançado no Módulo 1. Mexer no salário depois obriga a refazer todos eles.

5. Detalhe o Módulo 5 por item

Uniforme, EPI, material de limpeza e equipamentos devem ter quantidade, periodicidade de troca e valor unitário. Um valor global sem memória de cálculo é convite para diligência.

6. Feche o Módulo 6 com os números da sua empresa

Use o seu regime tributário real, a alíquota de ISS do município de execução e a sua estrutura de custo indireto. Deixe o lucro explícito.

7. Confira contra o orçamento estimado e contra o seu lance

O valor global da planilha precisa bater com o preço final ofertado, centavo por centavo. Em seguida, compare com o preço estimado e o preço máximo divulgados pelo órgão.

8. Guarde a memória de cálculo

Se o pregoeiro abrir diligência, você vai precisar mostrar de onde saiu cada percentual: cópia da CCT, extrato do FAP, nota fiscal de uniforme, cotação de equipamento.

Erros que reprovam a planilha na fase de julgamento

Os motivos de reprovação se repetem bastante. Vale conferir cada um antes de enviar:

• Salário abaixo do piso da convenção coletiva. É o erro mais comum e o mais difícil de defender, porque a proposta se torna inexequível na origem.
• Encargos ou provisões zerados. Zerar aviso prévio, multa de FGTS ou reposição de ausências baixa o preço, mas indica que o custo vai aparecer depois, durante a execução.
• Planilha de outro edital reaproveitada sem ajuste. O órgão percebe na hora, porque sobram linhas de postos que não existem no objeto.
• Alíquota tributária incompatível com o regime da empresa. Empresa do Simples que lança PIS e COFINS cheios, ou empresa do Lucro Presumido que usa alíquota de Simples, gera inconsistência entre planilha e documentação fiscal.
• IRPJ e CSLL embutidos no Módulo 6. Já tratado acima, e continua sendo motivo recorrente de glosa na análise.
• Soma que não fecha com o lance final. Depois da fase de lances, a planilha precisa ser refeita para o novo valor. Muita empresa envia a planilha do preço inicial e cria uma divergência fatal.
• Desconto linear aplicado em todos os módulos. Reduzir tudo proporcionalmente até chegar ao valor do lance costuma empurrar o salário para baixo do piso, o que invalida a composição inteira.

 

Lance Fácil: organize sua precificação e dispute lances com mais segurança

Uma planilha de custos e formação de preços bem montada resolve metade do problema. A outra metade é operacional: encontrar os editais certos, ler o termo de referência a tempo, preparar a proposta antes da sessão e não perder o controle durante a disputa.

É aí que o Lance Fácil entra. O software de licitação automatiza o acompanhamento de editais nos principais portais do país, envia alertas de licitação conforme o perfil da sua empresa e monitora o chat do pregoeiro, de modo que nenhum pedido de diligência passe despercebido.

Na hora da disputa, o robô de lances automáticos trabalha dentro do limite que você definiu na planilha. Em vez de decidir no impulso, a empresa dá lances até o piso calculado e para onde a margem manda parar.

O resultado é uma operação mais previsível, com menos tempo gasto em tarefa manual, menos erro na hora de enviar documento e mais fôlego para a equipe se concentrar no que decide a licitação, que é o preço. Você pode testar a plataforma gratuitamente por 7 dias e avaliar com os seus próprios editais.

Perguntas frequentes

Preciso enviar a planilha já com a proposta inicial ou só depois da fase de lances?

Depende do edital. Alguns pedem a planilha junto da proposta inicial; a maioria exige a versão ajustada ao valor final, enviada no prazo que o sistema abre após os lances. Leia o item de aceitação do edital antes da sessão.

O edital não traz modelo de planilha. Posso usar o meu? 

Pode, desde que a composição seja completa e auditável. Nesse caso, seguir a estrutura de módulos da IN SEGES nº 5/2017 é a opção mais segura, porque é o formato que o analista do órgão conhece.

Preciso anexar a convenção coletiva junto com a planilha?

Nem sempre é exigido de início, mas é recomendável ter a CCT à mão. Em diligência, ela costuma ser o primeiro documento pedido para comprovar salário e benefícios.

Quem deve assinar a planilha de custos?

O representante legal da empresa ou o procurador com poderes para a licitação, com assinatura digital válida. Contador não é exigido, embora a revisão dele reduza erro de alíquota.

Posso reaproveitar a planilha de um contrato anterior?

Como ponto de partida, sim. Como documento final, não. Mudam a CCT, o FAP, a alíquota de ISS do município e a quantidade de postos do objeto.

Depois de assinado o contrato, a planilha pode ser alterada? 

Sim, em repactuação ou reequilíbrio. A planilha original vira a base de comparação, e a nova composição precisa demonstrar exatamente qual item variou e por quê.

Fontes

• Lei nº 14.133/2021 — arts. 6º, XVI, e 59
• Instrução Normativa SEGES/MPDG nº 5/2017, Anexo I e Anexo VII-D
• Instrução Normativa SEGES/ME nº 65/2021 — pesquisa de preços
• TCU, Acórdão 2.622/2013-Plenário — faixas de referência de BDI