Fase interna da licitação: o que é, como acontece e principais etapas

Toda licitação é composta por duas fases distintas: a fase interna, também conhecida como fase preparatória, e a fase externa. A maioria dos licitantes se dedica ao estudo da fase externa, afinal, é nela que se concentram as orientações para a participação em uma licitação. No entanto, é muito importante também conhecer o funcionamento da fase interna, já que é ela que prepara todo o terreno para a licitação. 

Por isso, este artigo é dedicado a explicar os trâmites da fase interna de uma licitação. Aqui você verá: 

• Elaboração de uma licitação: onde começa?
• Fase interna da licitação: o que define? 
• Termo de referência para o pregão
• Etapas da fase interna 

Elaboração de uma licitação: onde começa?

A licitação é um procedimento administrativo que tem como objetivo celebrar um contrato de serviços ou produtos de interesse da Administração Pública. Para isso, é preciso estruturar e executar um processo licitatório organizado e transparente para que seja escolhida a proposta mais vantajosa para a Administração Pública e, consequentemente, para a sociedade. 

É a Lei de Licitações, nº 8.666/93, que regulamenta todo o processo licitatório, exceto o pregão, regulamentado por lei específica, nº 10.520. 

Para que sejam respeitados os princípios básicos da legalidade, impessoalidade, moralidade, igualdade, publicidade, probidade administrativa, vinculação ao instrumento convocatório, julgamento objetivo, procedimento formal, adjudicação compulsória ao vencedor e outros que lhe são correlatos, a fase interna de licitação é primordial. 

Fase interna da licitação: o que define? 

A fase interna é o momento no qual a Administração Pública define todo o embasamento da licitação. Ou seja, é nesse procedimento que é feita a análise da necessidade da celebração de um contrato para atender aquela demanda.

A partir disso, é feita uma pesquisa de mercado para definir o valor estimado do contrato, bem como a modalidade que será empregada para aquela licitação. Além disso, é ainda na fase interna que deve ser criado um projeto básico, para os casos em que a licitação visa celebrar contratos de obras ou serviços. E, por fim, e muito importante, é na fase interna que todo o edital é elaborado. 

Lembrando que o edital é um documento essencial que estabelece todos os prazos, normas e documentação necessários para um licitante concorrer à licitação, bem como define as exigências da contratação em si, quando o contrato é finalmente celebrado. 

Leia também: Como vender para o governo? 5 principais dicas para licitação.

Termo de referência para o pregão

Vale destacar que, para os casos de pregão eletrônico ou pregão presencial, o que deve ser elaborado, ainda na fase interna, para os casos de licitação no setor de obras ou serviço, ao invés do projeto básico, é o termo de referência.

“O termo de referência é o documento que deverá conter elementos capazes de propiciar avaliação do custo pela administração diante de orçamento detalhado, definição dos métodos, estratégia de suprimento, valor estimado em planilhas de acordo com o preço de mercado, cronograma físico-financeiro, se for o caso, critério de aceitação do objeto, deveres do contratado e do contratante, procedimentos de fiscalização e gerenciamento do contrato, prazo de execução e sanções, de forma clara, concisa e objetiva.” (Decreto nº 5.504/2005).

Leia também: Fases do pregão eletrônico: entenda todas as etapas.

Etapas da fase interna 

1- Identificação

Todo processo licitatório começa na necessidade de algum material ou estrutura para a Administração Pública. Quando identificada essa necessidade é o momento de recorrer à instância administrativa que planeja as contratações com essa solicitação. 

2- Planejamento

Para garantir máxima eficiência e evitar desperdícios de recursos, é necessário elaborar um planejamento minucioso para prever todos os detalhes daquela contratação. 

É ainda nesta etapa que todo o cronograma é definido. Para isso, são identificadas necessidades, definidos parâmetros de qualidade, prazos e resultados esperados. E ainda elaborado o orçamento, a partir dele é definida a modalidade licitatória. 

Como já mencionado, quando for o caso, também é necessário que seja elaborado um projeto por técnico capacitado, para que o mesmo seja anexado ao edital. 

 3- Termo de referência

O termo de referência é um instrumento correlato ao projeto básico, mas utilizado em caso de pregão. Então, quando for o caso, antes da abertura da fase externa também é necessária a elaboração do termo de referência para que o mesmo seja integrado ao documento final que inaugura a fase externa, com a publicação do edital de licitação. 

4- Comissão de licitação

Por fim, é convocada uma comissão de licitação e um pregoeiro para conduzir todo o processo licitatório a partir da abertura da fase externa. 

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Agora que você já conhece em detalhes a fase interna da licitação, é hora de começar a se preparar para ser um fornecedor do governo. Para facilitar a sua participação em mais licitações você pode sempre contar com o Lance Fácil. 

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